Mit weniger Stress durch die Aufschwungphase – 5 praktische Maßnahmen, wie Sie Ihre Versorgung sichern

Was ist härter als in der Krise rückläufiges Geschäft zu haben? Genau: Im Aufschwung Aufträge nicht bedienen zu können. Da können einem schon die Tränen kommen, wenn die Aufträge da sind, aber Sie nicht lieferfähig sind, weil nur das eine Teil fehlt. In solchen Zeiten werden schnell Schuldige gesucht und nicht selten im Einkauf gefunden. Dann fallen Sprüche, dass dieser seine Lieferkette nicht im Griff hat und einem das ganze Geschäft vermiest.

Bevor Sie sich jetzt aber in die Opferrolle begeben und diesen Schwall an unqualifizierten Aussagen über sich ergehen lassen, möchte ich Ihnen lieber einige praktische Tipps geben. Denn es ist ja nicht Ihre Schuld, dass in der Krise die gesamte Wirtschaft auf Sparflamme geschaltet hat und nicht lieferfähig ist wie in normalen Wirtschaftszeiten. Das zeigt sich momentan in verschiedenen Branchen wie Stahl oder Kunststoff. Und zusätzlich wird die Situation durch permanenten Chip-Mangel und einem Containerschiffstau im Suez-Kanal verschärft.

Folgende Punkte sollten Sie angehen:

1. Überprüfen der Wiederbeschaffungszeiten

Überprüfen Sie die Wiederbeschaffungszeiten, ob Sie den aktuellen Gegebenheiten noch entsprechen. Wenn „nein“, dann passen Sie diese im ERP-System an, damit nicht weiterhin mit falschen Zeiten geplant wird und den Kunden falsche Versprechen gemacht werden. Auch sollten Sie basierend auf den neuen Zeiten die Sicherheits- und Meldebestände anpassen.

2. Abstimmung mit Vertrieb und Produktion

Suchen Sie die Abstimmung mit Vertrieb und Produktion, was in den nächsten 3 Monaten produziert und ausgeliefert werden soll. Das gibt Ihnen Planungssicherheit in Ihren Beschaffungsvorgängen. Wichtig dabei ist, dass sich alle drei Parteien auf diesen Plan committen, damit später nicht wieder einzelne zu Schuldigen gemacht werden. Denn die Abschätzung der Zukunft ist schwierig und bedarf einer Portion Mut, sich hier bei festzulegen. Richten Sie einen Regeltermin ein, in dem die gemeinsame Vereinbarung überprüft und ggf. geändert wird.

3. Analysieren der Engpass-Warengruppen

Analysieren Sie, welche Warengruppen die Engpass-Warengruppen sind bzw. werden können. Gehen Sie dann eine Ebene tiefer und identifizieren Sie die kritischen Lieferanten, die Ihnen das Leben schwer machen könnten bzw. schon machen. Stellen Sie sich drei Fragen:

1. Kann ich auf einen anderen Lieferanten verlagern?
2. Wie muss ich meine Spezifikation anpassen, damit ich verlagern kann?
3. Wie kann ich den Lieferanten unterstützen, dass sich der Engpass bei Ihm auflöst?

Gerade bei der letztgenannten Frage kann es bei kleineren Lieferanten ein wesentlicher Punkt sein, dass diese nach der Durststrecke in der Corona-Zeit nicht die notwendige Liquidität haben, um das Material vorzufinanzieren. Wenn Sie diese haben, dann sollten Sie das machen und das Material als Ihr Eigentum markieren.

4. Lieferantenansprache & Kapazitäten fixieren

Sprechen Sie jetzt schon mit Lieferanten und fixieren Sie Kapazitäten für die nächsten Monate. Auch andere Unternehmen wollen diese haben und wer zuerst kommt, malt zuerst. Je näher Sie am Lieferanten daran sind und je verbindlicher Sie das machen, desto eher werden Sie beliefert. Die Impfstoffbestellung der USA und Israel im positiven und der EU im negativen Fall sollten Ihnen hier als Analogie helfen, aktiv zu werden.

5. Bestellungen kennzeichnen

Last but not Least noch ein Tipp für den aktuell kurzfristigen Stress. Gerne fragt die Montage oder der Vertrieb jeden Tag aufs Neue nach, wann denn endlich die Teile geliefert werden. Das kostet Zeit und Nerven. Kennzeichnen Sie die Bestellungen im System wie folgt:

• VA: Vorziehen in Anfrage
• VN: Vorziehen nicht möglich
• VU: Vorziehen umgesetzt

So kann jeder im System selbständig nachschauen, was der aktuelle Status quo ist und muss nicht immer anrufen. Und sollte der avisierte Liefertermin eines Teils nicht den Vorstellungen entsprechen, dann binden Sie im Sinne eines Eskalationsmanagement sich selber als Einkaufsleiter ein oder aber Ihren Geschäftsführer. Dies sollte aber vorher mit ihm besprochen sein. Denn manchmal kann es hilfreich sein, dass auf einer höheren Ebene versucht wird, dass der Liefertermin vorgezogen wird. Und warum sollte sich die oberste Ebene nicht einbringen, wenn es ja nur von diesem einen Teil abhängt?

Ich hoffe, dass diese 5 Punkte Ihnen helfen, durch diese für den Einkauf oft unangenehme Zeit zu kommen, damit sich auch alle über den Aufschwung freuen können.