Mit Warengruppenmanagement systematisch analysieren und Potenziale heben
Zunächst einmal: Warengruppen sind ausschließlich dafür da, damit sich der Einkauf besser organisieren und ausrichten kann, um Bedarfe effizient zu beschaffen. Dabei bildet der Warengruppenschlüssel die hierarchische Struktur und erlaubt eine transparente Zuordnung der zu beschaffenden Bedarfe. Weniger ist hierbei mehr: sofern Sie nicht in einem Konzern arbeiten, sollten Sie mit ca. 100 bis maximal 150 Warengruppen auskommen, dabei hat sich ein 3-4-stelliger Warengruppenschlüssel in der Praxis bewährt.
In der Praxis jedoch finden wir viele Warengruppenschlüssel, die von der Technik getrieben eine möglichst detailgenaue Unterscheidbarkeit der Produkte aufzeigt. Das resultiert oft in vielen hundert Warengruppen, und in einigen gibt es nur eine Handvoll geringwertiger Bestellungen. Durch die Vielzahl an Auswahlmöglichkeiten bei der Artikelanlage können Zuordnungsfehler eine spätere Auswertung deutlich erschweren. Hinzu kommen die Warengruppen ‚Sonstiges‘ oder ‚divers‘, in denen später 20% des Einkaufsvolumen liegt, da der Bedarfsanforderer oder Techniker diese Pseudogruppen aus Bequemlichkeit oder mangelnder Übersicht ausgewählt hat.
In einigen Unternehmen wird ein Warengruppenschlüssel nur dazu genutzt die Verantwortlichkeiten der Einkäufer zu steuern und Urlaubsvertretungen zu organisieren. Das ist schade, denn aus Warengruppen kann man viel mehr machen.
Bei der Analyse aller Betriebsausgaben nach Warengruppen werden gleichartige Bedarfe mit ähnlichen Herstellungsverfahren und Prozessen in Warengruppen zusammengefasst. Diese Bedarfe können bei vorhandener Warengruppenstrategie bei leistungsfähigen Lieferanten platziert werden, um durch Bündelungseffekte Einsparungen zu erzielen.
Bei der Analyse der Warengruppen fällt häufig auch auf, wie viele Bestellungen am Einkauf vorbei getätigt werden. Wenn schon von anderen Unternehmensbereichen selbständig eingekauft wird, sollte das nach Einkaufsprozessen im ERP-System erfolgen. Die Klassiker sind hier der Fuhrpark, Marketingleistungen oder Werkstattbedarfe. Durch eine gezielte Bearbeitung der Warengruppen kann hier z.B. ein Online-Katalog aufgesetzt werden, in dem die Bedarfsanforderer weiterhin selbständig aber in geplanten Prozessen bestellen können.
Wenn wir jetzt wissen, was bei wem gekauft wird, kann die eigentliche strategische Arbeit beginnen. Gemeinsam mit der Technik oder den Fachbereichen werden die Besonderheiten der Warengruppen herausgestellt, um damit die Anforderungen an die Lieferanten auszuarbeiten. Übergeordnete Unternehmensziele und Forderungen aus drohenden Risiken werden berücksichtigt, um für jede Warengruppe eine eigene Strategie zu entwickeln. Diese sollte kurz und prägnant in ein bis zwei Sätzen ausgedrückt werden können, damit auch die Schnittstellenpartner und das Management sich dies merken kann. Denn eine formulierte Strategie ist nur so gut, wie die Kenntnis bei den Kollegen in der Praxis.
Von den einzelnen Strategien werden Maßnahmen abgeleitet, die zur Umsetzung notwendig sind. Aber Achtung, wichtig ist jetzt das Kommunizieren der Aktivitäten und die kontinuierliche Kontrolle der Ergebnisse. Ansonsten verpuffen gut gemeinte Ansätze im Alltagsgeschäft. Besonders erfolgreich sind hierbei Einkaufsorganisationen, die schon von Anfang an Regeltermine zum Arbeiten am Warengruppenmanagement etablieren und dabei das Management einbinden. Das erhöht auch die Sichtbarkeit des Einkaufs.
Last but not least: Keine Warengruppenstrategie hält für die Ewigkeit. Alle 2-3 Jahre sollten Sie Ihre Strategie überprüfen und ggf. anpassen im Abgleich mit den Unternehmenszielen und neuen Einflussfaktoren wie aktuell z.B. das Thema Nachhaltigkeit.
Wer beim Warengruppenmanagement Unterstützung benötigt oder seine bisherige Vorgehensweise benchmarken will, kann gerne auf mich unter grosse-wildenothing@durchdenkenvorne.de zukommen.
