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Back to the 90s!?
Geschrieben von:  Hans Boot | | Geschätzte Lesezeit 5 Minuten

Back to the 90s!?

In 1974 geboren bin ich ein großer Fan der 90er. Zum einen liebe ich die Musik immer noch und meine Töchter müssen sich oft Songs wie „Mr. Vain“, „Smells Like Teen Spirit“ und „Would I Lie To You“ im Auto anhören. Zudem bin ich 1990 das erste Mal in einer Disco gewesen und habe jahrelang die Discokultur genossen, die es heute leider nicht mehr gibt. Ja, ja, die „Good old times“.

Ich weiß aber natürlich auch, dass die 90er vorbei sind und ich als Familienvater in der harten Realität des 21. Jahrhunderts lebe. Und wenn meine Töchter dann meckern und sich „1,2,3 im Sauseschritt“ wünschen, dann hilft mir auch kein „Captain Jack“ und muss fleißig mitsingen.

Wenn es um den Einkauf geht, habe ich jedoch oft den Eindruck, dass viele immer noch in den 90er steckengeblieben sind. So ist es erschreckend, wie oft der Einkauf noch als Bestellabteilung fungiert, obwohl Bestellungen erstellen nicht mehr viel mit dem modernen Einkauf zu tun hat. Sie wollen nicht wissen, wie oft ich schon den Spruch „Wenn wir nun selber bestellen, was macht der Einkauf dann noch?“ gehört habe. Zudem gibt es immer noch viele Firmen, bei denen die Lieferantensuche und -freigabe nicht im Einkauf stattfinden und wo die Beschaffung per Papier durchgeführt wird. Auch sehe ich immer noch viele Faxgeräte im Einkauf stehen, obwohl diese eigentlich seit der Nutzung von Mails keinen wirklichen Zweck mehr haben.

Und wenn man dann in einem Abstimmungsgespräch für die Beschaffung einer Anlage für 2 Mio€ sitzt und der Einkauf auf der ToDo-Liste nur 1x vorkommt und zwar am Ende bei „Finale Verhandlung durchführen“, weiß man, dass da etwas vollkommen falsch läuft.

Der Einkauf gehört zweifelsfrei zu den Bereichen, die sich in den letzten 20 Jahren am stärksten verändert haben, sich aufgrund der Digitalisierung in Zukunft womöglich noch stärker wandeln wird und der heute in vielen Firmen den wohl größten Einfluss auf den Gewinn hat. Woran liegt es dann, dass viele Einkaufsabteilungen trotzdem immer noch wie in den 90er arbeiten? Wieso gibt es heute immer noch so viele Einkäufer/innen, die operative statt strategische Aufgaben wahrnehmen?

Die Antwort ist an sich recht einfach: Weil Nicht-Einkäufer die Vorteile eines strategischen Einkaufs oft nicht (er)kennen.

Was muss die Einkaufsleitung nun machen, damit sich dies ändert?

Antwort: Selbstmarketing + Weiterbildung!

Mit Selbstmarketing meine ich keine schönen Instagramfotos oder bunte Slogans. Es geht hier um das richtige Positionieren der Einkaufsabteilung und dies erreicht man nur, wenn man aufzeigt, was der Einkauf leistet, bzw. leisten kann.

Ein einfaches Mittel, um dies zu verdeutlichen ist die sogenannte „Geschäftsführer-Rechnung“:

Geschäftsführerrechnung oder GF-Rechnung
Geschäftsführerrechnung oder GF-Rechnung

Dies allein sorgt schon oft für einen „Aha-Effekt“ und macht andere Personen zumindest schon mal offener für weitere Argumente.

Auch Kennzahlenreports bewirken oft Wunder und zeigen z.B. welche Einsparungen realisiert wurden. Zudem helfen auch Benchmarks aus anderen Firmen, damit ersichtlich ist, was ein effizient arbeitender Einkauf leisten kann.

Solch ein Selbstmarketing funktioniert aber natürlich nur, wenn man auch etwas vorzuweisen hat. Ist dies nicht der Fall, sollte man zuerst anfangen, den Einkauf zu optimieren. Im ersten Schritt sollte man sich dabei das Einkaufsvolumen anschauen und die wichtigsten Warengruppen identifizieren, priorisieren und analysieren, bevor man dann mit der Kostenreduktion anfängt. Letzteres funktioniert am besten, wenn die Mitarbeiter dementsprechend geschult werden, wobei wir beim Thema Weiterbildung wären: Für einen effizient arbeitenden strategischen Einkauf braucht man gut geschulte Mitarbeiter.

Natürlich verursacht dies Kosten, aber wie heißt es so schön:

„If you think training is too expensive, try incompetence!“

Und vielleicht hilft die GF-Rechnung ja schon ein erstes Budget für solche Trainings zu erhalten, wobei man dabei eher auf ein ganzheitliches Trainingskonzept setzen sollte, als auf einzelne Trainings.

Das Ganze hört sich vielleicht nach einem Henne-Ei-Problem an, aber es ist eher so, dass Selbstmarketing und Weiterbildung Hand in Hand gehen.  Je besser die Mitarbeiter geschult sind und ihre strategischen Aufgaben wahrnehmen, desto höher sind die Einsparungen und desto mehr Input hat man für das Selbstmarketing. Das Selbstmarketing hilft wiederum dabei, Budgets für Trainings zu erhalten und die Positionierung des Einkaufs zu verbessern. Nutzen Sie somit die Synergien aus Selbstmarketing und Weiterbildung und arbeiten Sie immer an beiden Themen.

Da dieses Unterfangen schon mal ziemlich stressig für alle Beteiligten sein kann, empfehle ich, zwischendurch ein wenig Musik laufen zu lassen. Wie wäre es z.B. mit Captain Hollywood oder Fun Factory?

Und wenn Musik alleine nicht ausreicht, helfe ich Ihnen auch gerne weiter. Aber dann bitte per Mail an bootnothing@durchdenkenvorne.de, denn ein Faxgerät besitze ich schon seit Langem nicht mehr.

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