Systematik statt Bauchgefühl bei der Bestandsoptimierung

Wenn Sie an Ihre Lagerhaltungsstrategie denken, was kommt Ihnen als erstes in den Sinn?

Haben Sie klare Richtlinien definiert? Beschaffen Sie C-Teile anders als A-Teile? Wissen Sie, was Ihre Renner und Ihre Penner sind?

Die meisten Einkaufsleiter mit denen ich spreche, von 5 Millionen bis 500 Millionen € Einkaufsvolumen pro Jahr antworten darauf, nicht ganz unbeschämt:

"Bei uns läuft das alles ziemlich nach Bauchgefühl ab."

Warum Bauchgefühl nichts in der modernen Beschaffung verloren hat

Angesprochen darauf, warum man nach Bauchgefühl Ware beschafft, erhält man in der Regel 2 Antworten:

1. „Haben wir immer schon so gemacht/wir wissen es nicht besser.“
2. „Unsere Artikel sind so speziell, dass nur ein Mensch diese planen kann.“

Die erste Kategorie an Einkäuferinnen und Einkäufern ist in der Regel offen für Input und glaubt zumindest, dass es besser geht.

Bei der zweiten Kategorie schauen wir uns noch genauer an, was hinter der Aussage steckt und ob es nicht doch Möglichkeiten gibt, Beschaffungsprozesse zu optimieren und zu automatisieren.

Bis auf wenige Geschäftsmodelle gibt es erfahrungsgemäß immer Abläufe die automatisiert werden können. Die Frage ist nur: Wie viele?

In den Fällen, wo nicht automatisiert werden kann, gibt es trotzdem genaue Regeln, Strukturen und Abläufe, nach denen Ware beschafft werden sollte. Doch mit Bauchgefühl haben diese nichts zu tun, sondern mit klar definierten Entscheidungskriterien.

Was alles mit Bestandsoptimierung automatisiert werden kann und was nicht

Die goldene Regel von Bestandsoptimierung lautet: Wie schaffe ich es, nicht zu viel und nicht zu wenig Bestand aufzubauen, genügend Puffer für unvorhergesehene Ereignisse zu haben und das mit dem geringstmöglichen Aufwand?

Lassen Sie mich ein paar dieser Methoden, dieses Ziel zu erreichen, vorstellen:

1. ABC/XYZ Klassifizierung

Der Klassiker der Artikelklassifizierung. Ihre Artikel werden anhand Ihres Umsatzes (ABC) und Ihrer Vorhersagegenauigkeit (XYZ) eingeteilt. A-Artikel sind Ihre Artikel mit dem größten Umsatz, C mit dem niedrigsten, B ist irgendetwas dazwischen. X sind jene Artikel, die sich am besten vorhersagen lassen und Z sind Artikel, die sich am schlechtesten vorhersagen lassen, Y ist irgendwas dazwischen (z.B. saisonale Artikel).

2. Lagerhaltig/Nicht-lagerhaltig

Sie schauen sich an, welche Ihrer Artikel auf Lager sein sollten und welche nicht. Je nachdem in welche Kategorie ein Artikel fällt, hat dieser entweder einen dauerhaften Platz in Ihrem Lager oder wird nur auftragsbezogen beschafft.

3. Ziel-Lieferbereitschaft

Statt eine globale Lieferbereitschaft für das ganze Lager zu vergeben, unterteilen Sie Ihren Bestand in Warengruppen, einzelne Artikel oder welche Aufteilung für Sie Sinn macht. Dann überlegen Sie sich, welche Lieferbereitschaft Sie für diese Kategorie erreichen wollen. Daraus ergibt sich dann, wie viel Stück Sie auf Lager haben müssen, um Ihre angestrebte Lieferbereitschaft halten zu können.

Wenn Sie diese 3 Methoden kombinieren und für alle Ihre Artikel anwenden, haben Sie ein mächtiges Fundament für die Optimierung Ihrer Bestände.

Beispiel 1 - Schraube

Trägt diese Schraube tendenziell viel oder wenig zum Gesamtumsatz mit einer Maschine bei?
In der Regel eher wenig. Daher handelt es sich um ein C-Teil.

Wie regelmäßig kommt die Schraube in Ihren Kundenaufträgen vor?
In fast allen Aufträgen, daher ist es ein gut vorhersehbarer, also X Artikel. Es handelt sich also um einen CX-Artikel.

Sollte der Artikel lagerhaltig sein oder nicht?
Ja, weil er kaum etwas kostet und ständig gebraucht wird.

Welche Lieferbereitschaft sollte der Artikel haben?
Wahrscheinlich in Richtung 99% oder mehr, weil es ärgerlich wäre, wenn das Produkt wegen einer einzigen Schraube nicht fertiggestellt werden könnte.

Beispiel 2 - Dieselmotor

Trägt dieser Dieselmotor tendenziell viel oder wenig zum Gesamtumsatz mit einer Maschine bei?
In der Regel viel. Er ist teuer im Einkauf und daher ist der Anteil am Gesamtumsatz  des Gesamtproduktes sehr hoch. Es handelt sich also um ein A-Teil.

Wie regelmäßig kommt dieser Dieselmotor in Ihren Kundenaufträgen vor?
Da Ihre Kunden aus verschiedenen Dieselmotoren auswählen können, ist die Nachfrage mal höher, mal niedriger. Daher ist es ein schlecht vorhersehbarer, also Z-Artikel. Es handelt sich also um einen AZ-Artikel.

Sollte der Artikel lagerhaltig sein oder nicht?
Wenn die Wiederbeschaffungszeiten in einem überschaubaren Rahmen sind und Sie rechtzeitig einen Motor bei Ihrem Lieferanten beschaffen können, nachdem Sie einen Auftrag erhalten, würde ich den Motor nicht auf Lager legen. Zu groß wäre das Risiko für gebundenes Kapital, vollgestopfte Läger oder veralteten Lagerbestand.

Welche Lieferbereitschaft sollte der Artikel haben?
Nachdem der Artikel nur auftragsbezogen beschafft werden soll, spielt die Lieferbereitschaft keine Rolle.

Was sollten Sie davon jetzt automatisieren und was nicht?

In dem ersten Beispiel wird schnell klar, dass Sie nicht viel falsch machen können, wenn sie Ihre Schrauben automatisch disponieren. Warum? Sie sind einfach vorhersehbar, kosten wenig im Einkauf und eignen sich daher ideal für automatisierte Bestellungen.

Bei dem Dieselmotor sieht es schon wieder anders aus. Hier kostet jeder Motor viel Geld im Einkauf und wenn man nicht aufpasst, hat man einen riesigen Berg an Motoren auf Lager, der Lagerplatz verbraucht und viel Kapital bindet.

Wie Sie sehen, gibt es bei beiden Artikeln einen ganz klaren Entscheidungsbaum, nachdem Sie entscheiden können, ob ein Artikel auf Lager gelegt werden sollte und in welcher Menge (abgeleitet von der Lieferbereitschaft).

Wie profitieren Händler und Produzenten von optimierten Beständen?

Die Vorteile, wenn Sie Bestandsoptimierung in Ihrem Unternehmen gemeistert haben sind sehr weitläufig und reichen von:

• Mehr Platz im Lager: Wenn Sie nur jene Mengen auf Lager halten, die Sie wirklich benötigen, um Kundenaufträge durchzuführen, können Sie im Idealfall auf externe Pufferläger verzichten. Falls Sie alles intern lagern, können Sie vielleicht auf die nächste Lagererweiterung oder den Bau eines zusätzlichen Lagers verzichten.
• Mehr Cash, weniger gebundenes Kapital: Einkäufer müssen in der Regel gegenüber ihrem CFO/CEO rechtfertigen, wie viel Kapital sie für den Betrieb ihres Lagers benötigen. Durch bessere Prognosen und effektive Lagerhaltungsstrategien kann mit weniger Kapital eine höhere Lieferbereitschaft erreicht werden.
• Geringere Personalintensität: Einkaufs-Teams sind in der Regel zu gering besetzt und brauchen dringend freie Ressourcen, um Kostenreduzierungen und andere Cash-Benefits voranzutreiben. Wenn im operativen Einkauf viele manuelle Tätigkeiten wegfallen, kann die Einkaufsabteilung bei gleichbleibendem Budget effektiver besetzt werden.

Das ist nur ein kleiner Ausschnitt der vielen positiven Effekte von Bestandsoptimierung, die jedes Unternehmen unterschiedlich stark gewichtet. In jedem Fall hat Bestandsoptimierung jedoch einen sehr positiven Effekt auf Einkaufsabteilungen und das Unternehmen als Ganzes.

Wie können Sie das in der Praxis umsetzen?

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie optimale Bestellmengen berechnen und automatisch passende Bestellvorschläge generieren können würde den Rahmen dieses Artikels sprengen.

Was ich Ihnen jedoch mitgeben möchte ist, dass Sie vorsichtig sein sollten, wenn Sie versuchen diese Herausforderung nur durch Ihr ERP-System zu meistern. ERP-Systeme sind per Definition Generalisten und daher in den allerwenigsten Fällen darauf spezialisiert, optimale Bestellmengen zu berechnen und Bestände zu optimieren.

Selbstgebaute Lösungen oder Excel-Sheets sind meist auch nicht der Weisheit letzter Schluss und haben in der Regel nicht die nötige Tiefe, um Saisonalitäten, Trends und andere Faktoren in die Prognose einfließen zu lassen.

Es gibt spezielle Bestandsoptimierungslösungen, die genau darauf spezialisiert sind, Bestellungen, die automatisiert werden sollten zu automatisieren und Bestellungen, wo Einkäufer-Know-how benötigt wird, zur Prüfung vorzuschlagen.

So schaffen Sie es, nicht zu viel und nicht zu wenig Bestand aufzubauen, genügend Puffer für unvorhergesehene Ereignisse zu haben und das mit dem geringstmöglichen Aufwand.