Die häufigsten Fehler beim Einkaufscontrolling

Was gilt es beim Steuern mit Kennzahlen zu beachten?

Geht es auch ohne Einkaufscontrolling? Sicher geht das. Schließlich geht Autofahren grundsätzlich auch ohne Navigationsgerät. Aber Positionsbestimmung und Fortschrittskontrolle sind mit Navi schneller und zuverlässiger. Mit dem Einkaufscontrolling verhält es sich ähnlich. Wer seine aktuelle Situation kennt und weiß, wo er hin will, kann dies mittels einiger Kennzahlen belastbarer und zielstrebiger erreichen.

Dennoch passiert es aber, dass dann aufgesetztes Einkaufscontrolling sein eigenes Ziel verfehlt, weil einige Fehler begangen werden. Und da man auch aus „bad practice“ lernen kann, möchte ich Ihnen fünf Punkte auflisten:

1. Kontrolle statt Controlling

„Controlling“ ist inhaltlich weit mehr als die Übersetzung des Begriffs „Kontrolle“. Controlling ist eher mit Führung oder Steuerung zu übersetzen. Im Sinne einer Kontrolle würden Ziele vorgegeben, die binnen einer bestimmten Zeit zu erreichen sind. Und das missverstehen einige Führungskräfte dahingehend, dass Controlling dann nur ein Abgleich hinsichtlich der SOLL/IST-Werte ist und bei negativer Abweichung eine Erklärung vom Mitarbeiter per email verlangt wird. Wenn Controlling wie oben erwähnt Steuerung und Führung bedeutet, so empfiehlt es sich, mit dem Mitarbeiter gemeinsam die Zahlen und Abweichungen aus dem Controlling zu interpretieren und Rückschlüsse für Maßnahmen daraus zu ziehen.

2. Nur Chef-Ziele

Mitunter werden Ziele auf hoher Ebene gesetzt bzw. vereinbart. Dann hat „unser Chef ein Ziel“. Die Frage aber ist, ob die Mitarbeiter damit etwas anfangen können und den Zusammenhang zwischen ihrem Wirken und der Erreichung erkennen. Die Frage also lautet: Was bedeutet das für meine Warengruppe/für meine Lieferanten? Es besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter sich hiermit nicht identifizieren. Der Chef bleibt mit seinem Ziel allein.

Besser ist es, übergeordnete Ziele weiter herunter zu brechen. Die Mitarbeiter werden mit eigenen Zielen eingebunden, die ihrer Aufgabenebene entsprechen. Damit wird das „Ziel des Chefs“ partiell zu „meinem Ziel“ und insgesamt zu „unserem Ziel“.

3. Mangelnde Zielkoordination

Ziele werden oft individuell festgelegt. Die Technik hat Entwicklungsziele, der Einkauf hat Einkaufsziele und das Qualitätsmanagement hat Qualitätsziele. Schließlich weiß doch jede Funktion für sich am besten, wie ein möglichst großer Beitrag für das Unternehmensergebnis erbracht werden kann. Für sich betrachtet, mag das richtig sein. Aber wo bleibt das Zusammenspiel? Ggf. können verschiedene Ziele auch gegensätzlich oder konkurrierend sein. Zur Koordination empfiehlt es sich, über das Instrument des Warengruppenmanagements eine Zielkoordination vorzunehmen, damit alle Parteien abgestimmt in dieselbe Richtung wirken.

4. Reiner Zahlenfokus

Ziele des Einkaufs werden oft an kurzfristigen Ergebnissen festgemacht. Es geht häufig um Einsparungen, nur um Einsparungen, da diese sich als Zahl so schön messen lassen. Strategische Ziele bleiben dabei häufig auf der Strecke wie z.B. die „Qualifizierung von Alternativlieferanten zur Risikoabsicherung“ oder die „Einbindung in die Produktentwicklung“. Dafür gibt es keine Kennzahl und passt somit nicht ins Reporting-Blatt. Aber Einkaufscontrolling ist nicht nur Number-Crunching. Es empfiehlt sich, qualitative strategische Ziele auch ins Reporting aufzunehmen hinsichtlich ihrer Erreichung oder ihres Fortschritts.

5. Zu viele Kennzahlen

Das Ziel von Kennzahlen ist es, mittels einer Zahl einen Fokus auf bestimmte Themen zu legen, z.B. die Kennzahl „Liefertreue“ für eine funktionierende Supply Chain oder „Einsparungen“ für den Beitrag zum Unternehmensergebnis. Was manchmal aber passiert, ist das Phänomen, dass es 10-20 Kennzahlen gibt, die zu befolgen sind. Denn das Festlegen einer solchen ist verhältnismäßig einfach, aber mit jedem weiterem KPI weiß der Mitarbeiter umso weniger, was denn jetzt im Fokus steht. Nehmen Sie ggf. auch einmal Kennzahlen aus dem Report wieder heraus bzw. stellen Sie diese nicht in die erste Reihe. Dann erkennt der Mitarbeiter auch wieder schneller, was Priorität hat.

Fazit

Einkaufscontrolling ist mehr als eine nette Zahlenspielerei, die nebenher durchgeführt wird. Es ist vielmehr eine strategische Aufgabe, die Aufmerksamkeit und Konsequenz erfordert. Der Aufwand wird dann mit nachhaltigem Erfolg durch klare Fokussierung belohnt.