Disrupting Procurement: Mit Fahrplan in die Zukunft

Ich habe an der Konferenz Disrupting Procurement (diesmal DIGITAL) teilgenommen und gebe Ihnen einen Überblick über meine persönlichen Highlights des Events.

Der Grund-Tenor der Veranstaltung lag ganz im Sinne des Mottos „Vision und Realität“. Als inhaltliche Richtschnur standen die Themen Technologie und Mensch im Vordergrund. Natürlich waren auch diesmal wieder die Themen Künstliche Intelligenz, Robotic Process Automation und Process Mining ganz vorne mit dabei.

Ein besonderes Augenmerk wurde in vielen Beiträgen jedoch auf das Thema „Netzwerkorganisation“ gelegt. Denn Einkauf wird mittels KI zum Datenprojekt, dessen Planbarkeit und Ausgang gewisse Ungewissheiten birgt, die mit der traditionellen und stromlinienförmigen Projektorganisation wahrscheinlich nicht zu bewältigen sind. Wie man einen solchen Umbruch organisiert, wurde mit ausgewählten Referenzen aus der Praxis aufgezeigt – zum Beispiel wie aus einer klassisch organisierten Einkaufsabteilung binnen 2 Jahren eine agile Netzwerkorganisationen gemacht wurde.

Die Abkürzung RPA steht für Robotic Process Automation. Was bedeutet RPA? Bestimmte Aufgaben binden jede Menge Mitarbeiterressourcen und sind hochfrequent, repetitiv und gut strukturiert (z.B. ABs eingeben, Prüfzeugnisse ablegen, Preisinfosätze pflegen etc.). Sind diese Voraussetzungen erfüllt, können hier sogenannte Bots zum Einsatz kommen, die diese Aufgaben übernehmen, damit sich Mitarbeiter wieder wichtigeren Dingen zuwenden können wie Verhandlungen vorbereiten oder Warengruppenstrategien entwickeln.

Es wird auf der bereits vorhandenen Software wie z.B. Outlook, Excel, Sharepoint und SAP aufgesetzt und es sind dafür keine zusätzlichen Schnittstellen erforderlich. Der Einsatz von RPA im Einkaufsumfeld liegt z.B. in der Bearbeitung ABs und dem Eintragen von Preisinfosätzen.

Das Thema wird vielseitiger genutzt als ich oben erwähnt habe. Bei der KWS Berlin GmbH kommen RPA zum Beispiel sogar schon zum Einsatz, auch wenn Mitarbeiter ihre Bahncards beantragen.

Dies zeigt auf, dass umfassender Erfolg also auch hier durch viele kleine Verbesserungen im Sinne der Automatisierung von Prozessen im direkten und indirekten Einkauf erreicht werden kann.

Dies ist für viele eine immer noch recht neue Technologie, die uns im Einkauf enorm weiterhelfen wird. Im Falle der Anwendung von ScoutBee wird mittels künstlicher Intelligenz eine cloudbasierte Lieferantensuche betrieben. Das Ganze funktioniert indem dauerhaft neue Lieferantendaten aggregiert und in einem „Daten-See“ zentralisiert und angereichert werden. Vergleicht man dies mit früher, als Lieferanten-Listen noch auf CD-Roms rauskamen und selbst mit heute, wo Lieferanten noch mittels Google gesucht werden, so kann man mittels ScoutBee als Einkäufer in einem Bruchteil der normal benötigten Zeit neue Lieferanten finden und evaluieren.

Einen Einblick in weitere Einsatzmöglichkeiten von KI im Einkauf gab der Vortrag vom Bundesverband Künstliche Intelligenz e.V. anhand eines durchgeführten Beispiel-Projektes. Nämlich der Entwicklung von Algorithmen zum Vorschlag von optimalen Staffelpreisen und –mengen bei einem Großkunden. Nennenswert ist dies für mich, da ich aus eigenen Projekten bereits ähnliche Erfahrungen gesammelt habe. Nämlich dass das Anlernen von Machine Learning nur dann einfach ist, solange die Daten vorhanden und vollständig sind, was jedoch meistens die größte Herausforderung im Projekt ist. Ein KI-Projekt wird also immer auch iterativ sein im Hinblick auf den Daten-Input und dessen Optimierung.

Ich hoffe, dass Sie einen kurzen Einblick gewinnen konnten. Der Einkauf von heute muss sich selbst als Innovationstreiber begreifen. Man kann nur dann gelassen in die Zukunft blicken, wenn der Einkauf seinen Fahrplan für die Digitalisierung in den nächsten Jahren erstellt hat.

Und wer hier noch keinen hat, dem kann mit einem Workshop geholfen werden: