Die positive Seite des Abschwungs
Man sollte bei einer rückläufigen Wirtschaftslage nicht in Depressionen verfallen, sondern auch mal die positiven Seiten betrachten.
Auf den ersten Blick wird man sich bei der Überschrift natürlich fragen, was an einem Abschwung denn positiv sein sollte. Wenn man sich die Zeitungen und Wirtschaftsmagazine anschaut, kommen einem eher düstere Prognosen entgegen:
- Trumpf erwartet eine langjährige Stagnation (FAZ)
- Schäffler und Bosch reden über Kurzarbeit und Jobabbau (Manager Magazin)
- Continental denkt über Werksschließungen nach (Manager Magazin)
Natürlich hat eine Rezession erst einmal negative Auswirkungen auf die meisten Unternehmen, genau wie ein Wirtschaftsaufschwung eben meist positive Auswirkungen hat. Aber zum einen entspricht es meinem Naturell, in allen Situationen auch das Positive zu suchen. Und zum anderen muss man hier auch verstehen, dass ich die Rezession aus der Sicht des Einkaufs sehe, was einige Möglichkeiten bietet.
Nachdem wir viele Jahre einen Verkäufermarkt miterlebt haben und in diesem Zuge oft auch mehrfache Preiserhöhungen hinnehmen mussten, so bedeutet eine Rezession meistens auch die Wende zu einem Käufermarkt und das wiederum lässt die Einkäuferherzen höherschlagen.
Aber wie geht man mit einer rückläufigen Wirtschaftslage richtig um?
Ein Abschwung führt bei vielen Firmen zu einem Umsatzrückgang und dies automatisch zu einer Verschlechterung der Marge, außer man reagiert darauf. Besser noch: man definiert und implementiert die richtigen Maßnahmen, bevor die Rezession Auswirkungen auf die eigene Firma hat, denn dann ist man natürlich besser vorbereitet gemäß dem Motto „Be prepared, not scared“.
Nun ist natürlich die Frage, welche Maßnahmen denn richtig sind.
Um dies herauszufinden, genügen im ersten Schritt die Antworten auf die folgenden zwei Fragen:
- Was sind die größten Kostenblöcke?
- Welche Kosten kann man kurz- und mittelfristig beeinflussen?
Antwort zu Frage 1 lautet in den meisten Firmen: Direkte Materialkosten und direkte Personalkosten.
Antwort zu Frage 2: Direkte Materialkosten, direkte externe Personalkosten (in Form von Zeitarbeit), sowie einige indirekte Personalkosten (Schulungen, Reisekosten, Marketing usw.).
Während ich persönlich davon abrate, in einer Rezession bei der Weiterbildung seiner Mitarbeiter zu sparen, so kann eine Reduktion der Reisekosten (z.B. durch Nutzung von Webmeetings) durchaus Sinn machen – und hätte zudem positive Auswirkungen auf die Umwelt. Auch eine Reduktion der Leiharbeiter und Überstunden ist bei einem Absatzrückgang sinnvoll, ergibt sich aber meist schon automatisch.
Die direkten Materialkosten bilden bei den meisten Firmen den größten Kostenblock. Die Reduzierung dieser Kosten setzt jedoch einen effektiv und effizient arbeitenden Einkauf voraus und genau hier gibt es oft ein Problem.
Wenn Sie meinen Artikel „Back to the 90‘s“ gelesen haben, dann kennen Sie auch die größte Gefahr in Hinblick auf die kommende Rezession: In vielen Firmen ist der Einkauf nicht fit genug, um darauf zu reagieren.
Bevor Sie also mit einem Projekt zur Reduktion der Beschaffungskosten starten, sollten Sie zuerst prüfen, ob Ihr Einkauf dazu überhaupt fähig ist. Somit ergeben sich folgende Maßnahmen:
1. „Fitness-Check“ der Einkaufsabteilung
- Analyse der heutigen Einkaufsorganisation und -mannschaft
- Analyse Prozesse und Tätigkeiten
- Analyse der Einkaufsstärke (siehe Artikel „Stärke im Einkauf“)
- Analyse des Risikomanagements
2. Optimierung der Beschaffungskosten
- Identifikation und Analyse der werthaltigen Artikel und Dienstleistungen
- Definition der Warengruppenstrategien (kurz-, mittel- & langfristig)
- Umsetzung der Warengruppenstrategien: Ausschreibungen, Verhandlungen, Produktkosten- & Wertanalysen, Rahmenvereinbarungen, Prozessanalysen beim Lieferanten usw.
3. Verbesserung des Cashflows
- Reduktion der Lagerkosten
- Verbesserung der Zahlungsbedingungen (kurz mit Kunde, Lang mit Lieferant)
- Optimierung der S&OP
- Vermeidung von Überproduktion
- Reduktion von Maschinenstillständen (z.B. durch TPM)
Sollte sich herausstellen, dass Ihr Einkauf optimal aufgestellt ist, können Sie direkt mit der Kostenoptimierung starten. Sollte dies jedoch nicht der Fall sein, sollten Sie zuerst den bestehenden Einkauf verbessern. Nun kommt es aber natürlich zu einem zeitlichen Disput: aufgrund des drohenden Wirtschaftsabschwungs haben Sie eigentlich keine Zeit, mit einer Kostenreduktion zu warten.
Sollte sich Ihr Unternehmen in dieser misslichen Situation befinden, habe ich folgende Empfehlung:
Holen Sie sich externe Unterstützung bei der Reduktion der Kosten und fangen Sie dann erst an, den Einkauf zu stärken. Optimalerweise verbinden Sie beides miteinander, z.B. durch „training on the job“. Dies wird nicht nur Ihre Marge retten, sondern Sie werden dann auch gestärkt wieder aus dem Abschwung herauskommen – denn nach jeder Rezession kommt auch immer wieder ein Wirtschaftsaufschwung.
Unabhängig von der finanziellen Situation Ihres Unternehmens, habe ich auch noch zwei weitere Tipps:
- Überprüfen Sie Ihr Risikomanagement!
Denn auch wenn Sie selber keine Nachteile spüren, viele Ihrer Lieferanten haben damit zu kämpfen und eine Insolvenz eines Lieferanten kann auch Ihr Unternehmen stark treffen. - Betreiben Sie aktives Change Management!
Nach etlichen Jahren, in dem der Einkauf Preiserhöhungen abwehrte, muss der Einkauf sein Vorgehen ändern. Zum einen Veränderung für den Einkauf, da diese nun aktiv an Preisreduktionen arbeiten müssen; zum anderen auch Veränderung für die angrenzenden Abteilungen, da ohne diese oft keine Preisreduktionen möglich sind. Es bedeutet indirekt sogar eine Veränderung für das Management, da jedwede Kommunikation mit den Lieferanten das gleiche Ziel verfolgen sollte und das Management oft auch Kontakt zu wichtigen Lieferanten hat.
Denn auch wenn Sie selber keine Nachteile spüren, viele Ihrer Lieferanten haben damit zu kämpfen und eine Insolvenz eines Lieferanten kann auch Ihr Unternehmen stark treffen.
Dass ein Wirtschaftsabschwung kommen wird, ist sicher. Wann dieser kommt und wie er dann aussehen wird, kann niemand voraussehen. Eines kann ich aber mit Sicherheit sagen: Wenn Sie mit den von mir genannten Maßnahmen erst dann anfangen, wenn der Abschwung Ihr Unternehmen trifft, ist es entweder zu spät oder die Maßnahmen kosten mehr Aufwand und Geld als Ihnen vielleicht lieb ist.
Falls Sie gerne mal überprüfen möchten, wo Ihr Einkauf steht und welche Auswirkungen ein Abschwung auf Ihr Unternehmen hätte oder falls Sie dies schon wissen und Unterstützung bei der Kostenreduktion und/oder Optimierung des Einkaufs benötigen, können Sie sich gerne unter bootnothing@durchdenkenvorne.de bei mir melden.
Zudem möchte ich direkt auch auf unseren Risikorechner verweisen.
