KI-Plattformen

Die ersten Erfahrungen mit ChatGPT oder MS Copilot sind gemacht. Jetzt geht es darum, künstliche Intelligenz gezielt in die Einkaufsprozesse einzubinden: Routinetätigkeiten zu automatisieren, Informationen schneller auszuwerten und Entscheidungen intelligent vorzubereiten.

Doch welche KI-Plattform passt zu Ihrem Unternehmen? Eine universell einsetzbare Lösung oder eine speziell für den Einkauf entwickelte Plattform? Welche Funktionen benötigen Sie tatsächlich? Und wie wird aus einer überzeugenden Demo der Softwareanbieter eine Anwendung, die im Einkaufsalltag funktioniert und echten Nutzen stiftet?

Durch Denken Vorne Consult unterstützt Sie auf diesem Weg: von der Festlegung Ihrer Anforderungen über die Auswahl der passenden Plattform bis zur Implementierung und dem Aufsetzen Ihrer ersten KI-Agenten. Wir haben den Marktüberblick über die gängigen Anbieter und Lastenheftvorlagen für ein zügiges Vorgehen.

Was soll Ihre KI-Plattform im Einkauf leisten?

Die Auswahl beginnt mit Ihren Prozessen und Zielen. Gemeinsam bestimmen wir, wo KI Ihren Einkauf sinnvoll unterstützen kann und welche Aufgaben sich für eine Automatisierung eignen. Typische Anwendungsfälle sind:

• Auftragsbestätigungen prüfen: Preise, Mengen und Liefertermine mit der Bestellung abgleichen und Abweichungen zur Bearbeitung aufzeigen.
• Anfragen und Angebote bearbeiten: Anfragen vorbereiten und vor Versendung prüfen, Angebote strukturiert auswerten und Vergleiche erstellen.
• Lieferanteninformationen organisieren: Informationen zusammentragen, Gültigkeit von Zertifikaten prüfen, Lieferantenbewertungen unterstützen.
• Verhandlungen vorbereiten und führen: Kostenentwicklungen analysieren, Argumente strukturieren und Verhandlungsszenarien entwickeln, eigenständig Verhandlungen führen oder Preiserhöhungsschreiben abwehren
• Einkaufswissen verfügbar machen: Interne Richtlinien, Verträge und Prozessbeschreibungen für die tägliche Arbeit erschließen.
• Bedarfsanforderungen managen: Eigenständig Bedarfsanforderungen (Banfen) erfassen, selbständig auf bestehende Kataloge oder Rahmenverträge verweisen, Angebote aus Banfen auslesen und als Positionen für Bestellungen anlegen.
• etc.

Dabei legen wir fest, welche Aufgaben und Schritte ein KI-Agent innerhalb definierter Regeln übernehmen darf (KI-Governance). Ebenso klären wir, an welchen Stellen eine Prüfung oder Freigabe durch einen Mitarbeiter erforderlich ist (human in the loop) als auch ein Agent die Ausarbeitungen von Menschen gegencheckt (AI in the loop).

 

Ihr Nutzen: weniger Routine, mehr Zeit für wirksamen Einkauf

Mit einer passenden KI-Plattform schaffen Sie die Grundlage für:

• Entlastung bei wiederkehrenden operativen Aufgaben.
• Schnellere Bearbeitung und Auswertung von Einkaufsinformationen.
• Frühzeitiges Erkennen von Abweichungen und Handlungsbedarf.
• Bessere Entscheidungsgrundlagen für strategische Aufgaben.
• Wiederverwendbare KI-Anwendungen, die mit Ihren Anforderungen wachsen.

Entscheidend ist das Zusammenspiel von Plattform, Daten, Prozessen und Menschen. Deshalb betrachten wir neben den Funktionen auch die Einbindung in Ihre Systemlandschaft und die Nutzung durch Ihr Einkaufsteam.

Unser Vorgehen: systematisch auswählen und praktisch umsetzen

Unsere Erfahrung aus der Auswahl von eProcurement-Lösungen verbinden wir mit den zusätzlichen Anforderungen an KI-Plattformen und KI-Agenten.

1. Ziele und Anwendungsfälle festlegen

Wir nehmen Ihre Ausgangssituation auf und identifizieren geeignete Prozesse. Gemeinsam priorisieren wir die Anwendungsfälle nach Nutzen, Aufwand und Umsetzbarkeit. Daraus entsteht ein klares Zielbild für den KI-Einsatz im Einkauf.

2. Anforderungen definieren

Was muss die Plattform können? Wir erstellen mit Ihnen einen Anforderungskatalog mit Muss- und Kann-Kriterien. Dazu gehören Funktionen, Datenzugriff, Schnittstellen, Berechtigungen, Datenschutz, Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse sowie Möglichkeiten zur Einrichtung und Steuerung von KI-Agenten.

3. Plattformen und Anbieter eingrenzen

Wir prüfen, ob eine generische oder eine einkaufsspezifische Plattform Ihre Anforderungen besser erfüllt. Auf dieser Grundlage identifizieren wir geeignete Anbieter und bereiten eine strukturierte Anfrage vor.

4. Lösungen anhand Ihrer Aufgaben testen

Wir bewerten Angebote und organisieren gezielte Demonstrationen mit den ausgewählten Anbietern. Anhand konkreter Aufgaben aus Ihrem Einkauf prüfen wir die Praxistauglichkeit. Bei Bedarf vertiefen wir die Bewertung durch einen Pilotversuch mit vereinbarten Erfolgskriterien.

5. Eine belastbare Entscheidung vorbereiten

Wir stellen Funktionsumfang, Integrationsaufwand, Kosten und erwarteten Nutzen gegenüber. Gemeinsam mit Einkauf und IT klären wir offene Punkte und erstellen eine nachvollziehbare Entscheidungsvorlage einschließlich eines Plans für die Einführung.

6. Implementieren und erste KI-Agenten aufsetzen

Wir begleiten die Einführung, koordinieren die fachlichen Anforderungen und unterstützen die Abstimmung mit IT und Plattformanbieter. Gemeinsam setzen wir die ersten KI-Agenten für priorisierte Anwendungsfälle auf. Dabei definieren wir Datenquellen, Abläufe, Berechtigungen und Freigabepunkte und testen die Ergebnisse vor dem Einsatz.

Damit KI im Einkaufsalltag ankommt

Mit der technischen Einführung beginnt die praktische Nutzung. Wir unterstützen Ihr Team durch Trainings, klare Verantwortlichkeiten und die Weiterentwicklung der ersten Anwendungen. Dabei berücksichtigen wir auch, wie sich Aufgaben und Rollen im Einkauf durch den Einsatz von KI-Agenten verändern. Nur das Zusammenspiel von Menschen und KI ist unserer Meinung nach der erfolgreiche Weg.

So entsteht Schritt für Schritt eine Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt und Ihren Einkauf spürbar entlastet.

Welche KI-Plattform passt zu Ihrem Einkauf?

Sie möchten KI gezielt einsetzen und suchen Unterstützung bei Auswahl und Umsetzung? Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Erstgespräch Ihre Ziele, geeignete Anwendungsfälle und die nächsten Schritte besprechen.