Automatisierung mit KI: Angepasste Standardlösung oder Maßarbeit?

Automatisieren Sie gerade Ihren Einkauf? Fragen Sie sich: Wie bekomme ich schnell und günstig eine brauchbare Lösung?

Früher war die häufige Antwort: Nimm eine Standardlösung. Passe sie an. Profitiere nebenbei vom Produktwissen des Herstellers. Inzwischen wird maßgeschneiderte Software aber KI-gestützt gefertigt. Deshalb fragen wir uns: Ist das heute immer noch so? Lassen Sie uns dazu als Beispiel eine AB-Prüfung betrachten.

Wissen im Produkt vs. Wissen in der Generierung

Bei der Standardlösung steckt viel Wissen im Produkt des Herstellers. Sie nutzen also nicht nur Software, sondern auch Erfahrung aus ähnlichen Fällen.

Bei der maßgeschneiderten Lösung ist das heute anders als früher. Sie wird nicht mehr komplett von Hand gebaut. Die Entwicklung selbst wird durch KI unterstützt. Das heißt: Architektur, Prüfregeln, Masken, Schnittstellen und Tests können schneller erzeugt und angepasst werden. Das macht Individuallösungen wesentlich günstiger als früher.

Auch hier kann Produktwissen des Anbieters einfließen. Nur steckt es nicht zwingend in einer fertigen Standardsoftware, sondern in Vorlagen, Generatoren, Methoden, Bausteinen und Erfahrung aus früheren Projekten. Der Unterschied ist also nicht: Standard hat Wissen, Maßanfertigung nicht. Der Unterschied ist: Wo wird dieses Wissen wirksam?

AB-Prüfung ist nicht gleich AB-Prüfung

In der Theorie ist die Aufgabe klar. Aber stimmen Preise, Mengen und Termine überein? In der Praxis sieht jede AB anders aus. Unterschiedliche Lieferanten, Formate, Artikelbezeichnungen, Preislogiken, spezielle Produkteigenschaften, Toleranzen und andere Konditionen. Das macht die Aufgabe herausfordernd.

Dazu kommen die eigentlichen Regeln: Was will ich prüfen? Was gilt als Abweichung? Wie gehe ich mit alternativ bestätigten Produkten um? Welche Sondervereinbarungen gibt es?

Und dann die Folgefrage: Wie will ich reagieren? Prüfe ich nur und steuere intern aus? Oder bittet die KI den Lieferant um Korrektur oder Klärung? Nutze ich die Antwort, um mein ERP oder andere Systeme auf den aktuellsten Informationsstand zu bringen?

Je spezieller das Verfahren, desto weniger passt eine Standard-Lösung „von der Stange“ ohne Anpassungen. Aber genau diese Passgenauigkeit bestimmt, ob die Lösung den erwarteten Nutzen wirklich bringt und wie viel Aufwand bzw. Kosten sie reduziert.

Wert erst durch den Blick in alle Quellen (Integration)

• Eine AB-Prüfung ist nur dann wertvoll, wenn sie nicht nur die AB liest. Sie muss vergleichen: Bestelltext, Preise, Verträge, Liefertermine, Sonderabsprachen und bisherigen Vorgängen.

• Bei einer Standardlösung ist oft schon vorgegeben, wie dieser Vergleich gedacht ist. Passt Ihr Einkauf dazu, gut. Wenn nicht, muss die Lösung zurechtgebogen werden.

• Bei einer Maßanfertigung dreht man es um: Erst wird geklärt, wo bei Ihnen die Wahrheit liegt. Dann wird der KI-Agent genau dazu gebaut.

• Für den Einkauf zählt am Ende nicht, ob die KI die AB versteht. Sondern ob sie die richtigen Quellen findet, richtig vergleicht und daraus die richtige Aktion ableitet.

Beide Ansätze ähnlich aufwändig

Nach all dem stellt sich die eigentliche Frage: Welcher Weg ist aufwändiger und am Ende teurer?

Hier werden meist Äpfel mit Birnen verglichen. Die angepasste Standardlösung wirkt günstiger, weil sie als „fertig“ gilt. Die Aufwände für Analyse, Abstimmung, fachliche Klärung, Integration, Tests und Einführung werden dabei oft ausgeblendet.

Schaut man sauber auf die einzelnen Schritte, zeigt sich: Vieles fällt bei beiden Ansätzen an. Der Unterschied liegt vor allem in einem Punkt. Bei der Maßanfertigung heißt er „Entwicklung“. Bei der angepassten Standardlösung heißt er „Anpassung“.

Und genau dort sind die Größenordnungen für Aufwände oft näher beieinander, als man denkt. In einem einfachen Beispiel etwa 5 bis 8 Personentage für die Maßanfertigung gegenüber 4 bis 6 Personentagen für die Anpassung einer Standardlösung. Die übrigen Schritte fallen bei beiden Ansätzen gleich an.

Die angepasste Standardlösung ist also nicht automatisch der günstigere Weg.

Fazit

Bei KI-Agenten lohnt sich der zweite Blick. Eine angepasste Standardlösung ist nicht automatisch schneller oder günstiger.

Wenn der Prozess nah am Standard ist, passt sie gut. Wenn Quellen, Regeln und Reaktionen spezieller sind, kann Maßanfertigung die bessere Wahl sein.

Am Ende zählt nicht, ob die Lösung „fertig“ klingt, sondern ob sie im Alltag wirklich Arbeit spart.