“Von Gewürzen und Warengruppen”

Was die Struktur eines Gewürzregals und das Warengruppenmanagement gemeinsam haben

„Ordnung ist das halbe Leben.“ Das hat schon meine Mutter gesagt und das Gewürzregal alphabetisch geordnet Anis, Curry, Lorbeer und Paprika.

Beim Warengruppenmanagement ist es ähnlich. Wenn man Strategien und Maßnahmen für einzelne Warengruppen entwickeln will, braucht man eine Struktur. Und die ist der Warengruppenschlüssel.

Na, das kann ja nicht so schwer sein, denkt sich vielleicht der eine oder andere. Das haben wir doch im Handumdrehen gemacht so eine Struktur für die Warengruppen.

Es freut mich immer wieder, wenn ich Personen sehe, die mit einer gewissen Unbefangenheit an Aufgaben drangehen. Leider muss ich aber auch häufiger feststellen, dass die Leichtigkeit auch schnell zur Leichtsinnigkeit wird.

Im Sinne des Bad Practice Ansatzes (siehe Artikel im letzten Newsletter) möchte ich Ihnen nachfolgende drei typische Fehler aufzeigen, die gerne beim Erstellen eines Warengruppenschlüssels gemacht werden.

1. Der Klassiker: Erst letztens hatte ich einen Schlüssel erhalten, der hatte über 600 Gruppen. Wahnsinn, was die alles wussten und wie man etwas unterscheiden kann (Kreuzschrauben, Schlitzschrauben, Inbusschrauben). Das Blöde ist nur, dass Sie dann auch 10 Jahre benötigen bis Sie für alle 600 Warengruppen eine Strategie samt Maßnahmen erarbeitet haben. Und da wir nicht in China leben und 10 Jahrespläne machen, kann das nicht der richtige Weg sein.
2. Was ist die beliebteste Warengruppe? Genau „Sonstiges“. Unabhängig vom Unternehmen taucht diese überall auf, denn jeder scheint wohl „Sonstiges“ zu gebrauchen. Auch ist das Einkaufsvolumen von „Sonstiges“ manchmal sehr ansehnlich. Dann schafft es die Gruppe sogar unter die Top Ten. Das Dumme ist nur die Strategie für „Sonstiges“. Ich tue mich da so schwer. Wer einen Tipp hat kann sich gerne melden.
3. Hin und wieder stolpere ich über Warengruppenbezeichnungen wie „Hydraulik Heinz Ventile“ oder „Eisen Karl Gussteile“. Da ist der Lieferantenname gleich Bestandteil der Warengruppenbezeichnung und das macht später auch die Zuordnung viel einfacher. Das Ärgerliche ist nur später bei der Strategie. Man kommt an Hydraulik Heinz und Eisen Karl irgendwie nicht vorbei und der Ansatz Alternativlieferant passt irgendwie nicht.

Späß‘le gemacht, koiner g’lacht. Kann ich mir vorstellen, wenn einer der drei vorangegangenen Punkte auch auf Sie zugetroffen hat. Denn einen guten Warengruppenschlüssel zu machen, ist wahrhaftig nicht einfach. Genauso wie das Würzen von Gerichten. Das Sortieren dieser nach Alphabet im Gewürzschrank ist schon ein guter Anfang aber, deswegen schmeckt es noch lange nicht.

Und da wir eine Einkaufsberatung und keine Kochschule sind, will ich Ihnen lieber einige Hinweise für die Erstellung eines guten Schlüssels geben:

1. Gestalten Sie Warengruppenschlüssel hierarchisch. Die meisten Schlüssel kommen dabei mit maximal drei Ebenen aus. Legen Sie ihn im ERP-System aber besser als 4‑stelligen Schlüssel an (z.B. 1000/1100/1110 bis 9000/9900/9900), manchmal zeigt sich dann doch noch, dass Sie eine 4. Ebene benötigen.
2. Setzen Sie sich als Obergrenze 100 Warengruppen bzw. 150 Warengruppen mit Zwischenebenen. Es geht beim Erstellen des Warengruppenschlüssels nicht darum zu zeigen, was Sie alles wissen und wie fein Sie unterscheiden können (z.B. Schlitz-, Kreuz- und Inbusschraube). Sondern es geht darum, wie tief eine Unterteilung überhaupt notwendig ist, um unterschiedliche Warengruppenstrategien zu fahren. Dann werden Sie erkennen, dass Sie die drei unterschiedlichen Schraubentypen alle beim gleichen Schraubenhändler beschaffen, zusammen mit den Unterlegscheiben und Metallstiften. Die passende Warengruppe wäre dann vielleicht „Verbindungselemente“.
3. Richtig ist es, den Warengruppenschlüssel auf Artikelebene bei den Stammdaten zu hinterlegen, aber ebenfalls auf Lieferantenebene in den Kreditorendaten. Warum? Weil dann auch der Spend aus Freitextbestellungen zugeordnet werden kann, obwohl die Warengruppe fehlt.

Halten Sie stets im Hinterkopf: Der Warengruppenschlüssel bildet die Grundlage für die Aufteilung des Einkaufsvolumen. Und wenn das schon nicht funktioniert, dann wird es mit der Warengruppenstrategie und dem daraus resultierenden Einsparungserfolg auch schwierig.

Was wir Ihnen anbieten möchten, ist eine kostenfreie Schnellanalyse Ihres Warengruppenschlüssels. Schicken Sie mir Ihren an wgsnothing@durchdenkenvorne.de. Wir schauen uns diesen an und gebe Ihnen Feedback per Telefon oder email.

Last but not least: Einmal im Monat koche ich auch. Und dort habe ich letztens ein neues Gewürz „Garam Masala“ verwendet. Der Erfolg hielt sich aber in Grenzen. Also muss ich auch noch ein wenig an meiner Struktur im Gewürzschrank arbeiten.