RPA – Die kleinen Helfer sind da!

Hurra! Endlich mal gute Nachrichten zur Zukunft des Einkaufs. Keine „Rest in Peace“-Stories oder Robocops, die düster dreinblicken und uns die Jobs wegnehmen. Nein, nein – denn die neuen Mainzelmännchen sind da. Helfer im Einkauf, ja die wünschen wir uns schon lange. Diese heißen im Zeitalter der Digitalisierung „Robotic Process Automation (RPA)“ und warten nur so darauf, Sie zu unterstützen. Aber wer oder was sind diese RPA? Da gibt es den Bestellungs-Det, den Lieferanten-Anton und so weiter. Also, auf geht’s!

Wenn man „Robotic Process Automation“ hört, denken viele an R2D2-ähnliche Roboter, die durch die Gänge des Einkaufs flitzen und piepsende Geräusche von sich geben. RPAs sind aber keine Blechkisten, sondern kleine Programme, die wiederholende (also monotone!) Aufgaben dem Einkäufer abnehmen. Und davon hat es im Einkauf immer noch sehr viele.

Hier zwei erste Beispiele:

• Das Engineering hat eine neue Stückliste in Excel erstellt und die 40 Teile darin sind zu bestellen bzw. als Abrufauftrag im SAP anzulegen. Damit ist der Vormittag weg.
• Die Lieferantendaten sollen auf Vordermann gebracht werden. Hierzu geben die Lieferanten die Daten auf Ihrer Website für Lieferantenregistrierung ein, der Azubi druckt aus und pflegt dieses manuell in den Kreditoren-Stammdaten nach. Dabei muss er immer noch mal die DUNS-Nummer im Log-In-Bereich auf der D&B-Seite nachschauen. Fast schon ein 20 Stunden-Job auf Dauer.

Überlegen Sie selbst einmal für sich einige Minuten. Ich glaube, Ihnen fallen noch weitere dieser zeitfressenden Aufgaben ein.

Und bei dieser Verschwendung humaner Denkressourcen setzen die Mainzelmännchen der Neuzeit an. Wer wie ich ein Kind der Achtziger ist, der erinnert sich gern noch an Visual Basic. Dort konnte man selber kleine Programme schreiben oder aufnehmen, die nach bestimmten Regeln Daten von X nach Y übertragen sollten, dann die Summe darüber bilden und alles einmal ausdrucken. RPA machen eigentlich nichts anderes. Es sind kleine Schnittstellen-Roboter, die regelbasierte und oft langweilige Aufgaben ohne Murren ausführen. Und sollte einmal der Einkäufer gefordert sein, so erzeugt der RPA eine email mit einem Link gemäß dem Motto „Mensch, hier ist dein Input gefragt“.

Sie möchten weitere Beispiele? Bitte:

• Durchführen von regelmäßigen Anfragen und automatisierte Aufbereitung der Angebote samt Vergabevorschlag
• Automatisiertes Nachhalten von Bestellungen samt Liefererinnerung, ggf. Liefermahnung in der ersten Eskalationsstufe und Informierung des Einkäufers in der zweiten Stufe sowie Anforderung einer Stellungnahme des Lieferanten
• Abwicklung von Reklamationen durch automatisiertes Einfordern eines 8D/4D-Reports beim Lieferanten, Einpflegen des Feedbacks in eine Q-Datenbank und Auslösen eines Alert beim Einkäufer, falls bei der nächsten Lieferung dieser Fall wieder auftritt.

Der Landmaschinenhersteller AGCO (vielen ist die Marke „Fendt“ ein Begriff) ist auch in sich gegangen und kommt auf 20 Einsatzfelder für RPAs im Einkauf. Dadurch kann dieser jede Menge Arbeits- und Denkpotenzial bei seinen Einkäufern freischaufeln für Tätigkeiten wie

• Erstellung einer Warengruppenstrategie
• Begleitung der Entwicklung in Neuprojekten
• Qualifizierung neuer Lieferanten

Denn soweit ist die künstliche Intelligenz noch nicht, dass sie dies ohne menschlichen Grips gelöst bekommt.

Dennoch gilt: Hurra, die RPA-Mainzelmännchen sind da!