10 praktische Tipps für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie im Einkauf
Eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie im Einkauf ist mehr als das Aufschreiben von Buzz-Words auf Powerpoint Folien. Frank Sundermann, Geschäftsführer von Durch Denken Vorne Consult, hat hierbei mehrere Unternehmen begleitet und gibt 10 praktische Tipps.
1. Holen Sie sich die Freigabe von Ihrer Geschäftsführung
Digitalisierung ist Chefsache. Viele Geschäftsführer haben sich dies auf die Fahnen geschrieben. Wenn Sie als Einkaufsleiter das Thema in Ihrem Bereich vorwärtstreiben wollen, dann treten Sie meistens offene Türen ein. Vielleicht helfen Ihnen die nachfolgenden Punkte, ein erstes Konzept aufzuschreiben.
2. Fragen Sie Ihre Einkäufer, wie Ihnen Digitalisierung helfen kann
Ziel der Digitalisierung ist es, dass Daten besser analysiert und Tätigkeiten im Einkauf (teil-)automatisiert werden. Um Ihren Mitarbeitern Ängste zu nehmen, sollten Sie Ihre Einkäufer einbinden und diese zu Wort kommen lassen. Am besten ist ein eintägiger Digitalisierungsworkshop. So erleben die Mitarbeiter, was sich hinter KI Sourcing, Process Mining, RPA usw. verbirgt.
3. Formulieren Sie daraus „Digi-Fixstern“
Damit Ihr Vorhaben griffig wird, brauchen Sie einen Fixstern, an dem sich alle orientieren können. Für Ihre Digitalisierung im Einkauf könnte ein solcher Fixstern lauten „Wir wollen bis 2024 keine Bestellung mehr manuell machen“. Mit dem „Digi-Fixstern“ beantworten Sie auch die Sinn-Frage, die jeder versteht.
4. Binden Sie die IT ein und sichern Sie sich Kapazitäten
Schlussendgültig hat Digitalisierung etwas mit Bits & Bytes zu tun. Dafür ist die IT verantwortlich. Auf der einen Seite ist es wichtig, dass Sie die Kollegen von Anfang an mit einbinden. Wenn Sie das nicht machen, dann kann Ihnen passieren, dass diese sagen: „Waren wir nicht dabei, also machen wir nicht!“
5. Nehmen Sie Ihre bisherigen Prozesse auf (SIPOC)
Wenn Sie jetzt auch im Detail erfolgreich sein wollen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Ausgangssituation gut kennen. Hierfür empfiehlt sich die Aufnahme Ihrer bisherigen IST-Prozesse. Nutzen Sie dabei auch die Gelegenheit, gewisse Prozesse neu aufzusetzen (z.B. Bestellfreigabe).
6. Erst überlegen, was man haben will, dann auf die Softwareanbieter losgehen
Der Klassiker ist, dass am Anfang erst einmal 2-3 Softwareanbieter angerufen werden, die in einem Termin mal so vorstellen, was sie so können. Das ist blöd. Denn das, was die können, muss nicht deckungsgleich mit dem sein, was Sie brauchen. Also, zuerst ein Lastenheft erstellen.
7. Berechnen Sie einen Return-on-Invest
Die einzige Sprache, die alle Geschäftsführer und Vorstände weltweit verstehen, ist ROI, Return-on-Invest. Also, Aufwände intern und extern bestimmen und diese den Vorteilen gegenüberhalten. Die Vorteile sind meistens Prozessbeschleunigungen, die sich mit Zeitersparnis und Stundensatz gut berechnen lassen. Häufig ist es aber auch der Zeitgewinn für strategische Aufgaben, die zu einer Senkung der Materialkosten führen.
8. Erstellen Sie einen Zeitplan, wann was eingeführt werden soll
Nach der Freigabe durch die Geschäftsführung ist vor der Umsetzung. Machen Sie sich hierfür einen mehrjährigen Zeitplan. Meine Erfahrung ist die, dass es maximal 1-2 Aktivitäten parallel sein sollten (z.B. Einführung eProcurement im operativen Einkauf und Pilotprojekt Data Analytics im strategischen Einkauf).
9. Binden Sie Schlüssellieferanten in der Gestaltungs- und Einführungsphase ein
Viele Aktivitäten in der Digitalisierung haben etwas mit der Schnittstelle zum Lieferanten zu tun (z.B. eProcurement). Nehmen Sie somit einige Schlüssellieferanten mit auf die Umsetzungsreise. Das hilft Ihnen auch später beim Roll Out bei den anderen Lieferanten.
10. Schaffen Sie im Einkauf eine Verantwortung für Digitalisierung
Wenn Sie Ihre Digitalisierungsstrategie dauerhaft erfolgreich betreiben wollen, so sollten Sie auch einen Mr. Digitalisierung im Einkauf aufbauen. Dieser kann am Anfang noch als Projektleiter agieren. Doch die Betreuung der Systeme wird dies schnell zur ausfüllenden Tätigkeit werden lassen.
Erschienen im:
Einkaufsmanager KW 34-36 2020, © VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
