DIGONIT: Dann klappt es auch es auch mit der Digitalisierung
Wer erinnert sich noch an die CALGONIT-Werbung aus den 90ern. Da war die unglückselige Frau, die sich beklagte, dass sie bei ihren waschmaschinengespülten Weingläsern keinen Durchblick hatte. Alles zu stumpf und mit einem Schleier belegt. Aber Dank CALGONIT waren die Gläser dann kristallklar und sie war sich sicher, dass es dann auch mit dem „süßen“ Nachbarn klappen kann.
Wenn ich mit Einkaufsleitern rede, dann muss ich oft an Maria Bachmann, wie die Dame im echten Leben heißt, denken. Denn eigentlich finden diese das Thema „Digitalisierung“ auch sexy, aber es fehlt der Durchblick, wie das Ganze angegangen werden soll. Wie komme ich zu meiner Digitalisierungsstrategie? Was ist mein „DIGONIT“, das mir den Durchblick verschafft?
Wir haben in den letzten Jahren einige Unternehmen bei der Ausarbeitung ihrer Digitalisierungsstrategie begleitet und haben jetzt die ultimative „5-Komponenten-Durchblick“-Formel:
1. Fragen Sie Ihre Einkäufer, wie Ihnen Digitalisierung helfen kann
Ziel der Digitalisierung ist es, dass Daten besser analysiert und Tätigkeiten im Einkauf (teil-)automatisiert werden. Um zu klären, was wie am besten für Ihr Unternehmen ist, sollten Sie Ihre Einkäufer einbinden und diese zu Wort kommen lassen. Am besten ist ein eintägiger Digitalisierungsworkshop (siehe z.B. https://www.durchdenkenvorne.de/beratung/digitalisierungsstrategie-im-einkauf/), in dem den Mitarbeitern aufgezeigt wird, welche digitalen Möglichkeiten es heutzutage schon gibt. So erleben diese, was sich hinter KI Sourcing, Process Mining, RPA usw. verbirgt. Durch die Einbindung der Mitarbeiter im Workshop nehmen Sie denen auch die Angst, dass Digitalisierung etwas Negatives ist, denn sie haben es ja selber in der Hand, was man daraus macht.
2. Formulieren Sie Ihren „Digi-Fixstern“
„Wenn du ein Schiff bauen willst, dann trommle nicht Männer zusammen, um Holz zu beschaffen, sondern lehre sie die Sehnsucht nach dem weiten, endlosen Meer.“ [NS1] Bei der Digitalisierung ist das ähnlich. Mitarbeiter brauchen einen Fixstern, an dem sie sich orientieren können. Für Ihre Digitalisierung im Einkauf könnte ein solcher Fixstern lauten „Wir wollen bis 2024 keine Bestellung mehr manuell machen“ oder „Durch die Digitalisierung wollen wir zu 80% strategisch arbeiten“. Mit dem „Digi-Fixstern“ schaffen Sie sich eine knackige Antwort auf das „Warum?“, die jeder versteht.
3. Erst überlegen, was man haben will, und dann auf die Softwareanbieter losgehen
Der Klassiker ist, dass am Anfang erst einmal 2-3 Softwareanbieter angerufen werden, die man unter dem Stichwort „Digitalisierung Einkauf“ gegoogelt hat und diese in einem Termin mal so vorstellen sollen, was diese so können. Das ist blöd. Denn das, was die können, muss nicht deckungsgleich mit dem sein, was Sie brauchen. Zum einen sollten Sie sich über Ihre Situation bewusst sein und zum anderen sollten Sie das, was Sie benötigen in einer Art Lastenheft formuliert haben. Das kann eine einfache Excel-Datei sein, in dem Ihre IST-Prozesse stehen (siehe 5.) und die Punkte oder Funktionen, die Ihnen wichtig sind.
4. Berechnen Sie einen Return-on-Invest
Die einzige Sprache, die alle Geschäftsführer und Vorstände weltweit verstehen, ist ROI, Return-on-Invest. Den müssen wir auch für unsere Digitalisierungsvorhaben ermitteln. Also, Aufwände intern und extern bestimmen und diese den Vorteilen gegenüberhalten. Die Vorteile sind meistens Prozessbeschleunigungen, die sich mit Zeitersparnis und Stundensatz gut berechnen lassen. Häufig ist es aber auch der Zeitgewinn, der für strategische Aufgaben, wie Lieferantenqualifizierung, Wertanalysen oder Rahmenverträge genutzt werden kann, die zu einer Senkung der Materialkosten führen. Dann ist es schon schwieriger. Ich empfehle Ihnen hier, einige Szenarien durchzuspielen. Meist zeigt sich dabei, dass in 3 von 4 Szenarien, der Return-on-Invest gegeben ist. Das versteht auch Ihr Geschäftsführer und gibt die Investitionsentscheidung frei.
5. Erstellen Sie einen Zeitplan, wann was eingeführt werden soll
Nach der Freigabe durch die Geschäftsführung ist vor der Umsetzung. Machen Sie sich hierfür einen mehrjährigen Zeitplan. Meine Erfahrung ist, dass es maximal 1-2 Aktivitäten parallel sein sollten (z.B. Einführung eProcurement im operativen Einkauf und Pilotprojekt Data Analytics im strategischen Einkauf). In den weiteren Schritten ist es wichtig, dass Sie ein Auge auf diesen Zeitplan haben, damit er eingehalten wird. Achtung: Die Einführung einer neuen ERP-Software oder deren Migration (z.B. S4/HANA) darf kein Show-Stopper für alle Digitalisierungsprojekte sein. Fragen Sie Ihre IT, was dort angedacht ist, und planen Sie in der GO-Live-Phase entsprechend Digitalisierungsaktivitäten, die nicht zwingend etwas mit dem ERP zu tun haben (z.B. KI Sourcing).
Ich hoffe, dass Ihnen DIGONIT mit der „5-Komponeten-Durchblick“-Formel weiterhelfen kann und es dann auch mit der Digitalisierung im Einkauf klappt.
