Die indirekten Kosten zu ignorieren, bedeutet 20% des Einkaufsvolumen zu ignorieren!

In vielen Unternehmen herrscht noch der Ansatz, dass der Einkauf sich nur auf die direkten Kosten fokussieren soll, da dort in der Regel auch die höchsten Kosten liegen. Dass es richtig ist, sich auf die direkten Kosten zu konzentrieren steht außer Frage, jedoch sollte man sich auch die Frage stellen, ob es klug ist, die restlichen 20% einfach zu ignorieren. Meine Antwort lautet: Auf keinen Fall!

Die indirekten Kosten werden in vielen Unternehmen noch wie ein Geldtopf behandelt, aus der sich die einzelnen Bereiche bedienen können. Sobald sich der Einkauf jedoch damit beschäftigen möchte, wird der Deckel daraufgelegt. Dies führt in den meisten Fällen dazu, dass zum einen zu viel Geld ausgegeben wird, zudem verlieren die Unternehmen dadurch auch die Kontrolle über diese doch erheblichen Kosten.

Da auch ich in den letzten 15 Jahren öfters damit zu kämpfen hatte, habe ich mir immer wieder die Frage gestellt, welche Gründe es dafür gibt. Wieso wollen einige CFOs keine Auskunft über die Ausgaben machen? Weshalb reden Abteilungen ungern mit dem Einkauf über deren Kostenstellenbedarfe? Aus welchem Grund sehe ich bei den Unternehmen so selten Kennzahlen für die Einsparungen im indirekten Kostenbereich?  

Ich sehe hier vor allem 3 Hauptgründe:

• Die Führungskräfte haben Angst vor Budgetkürzungen, sobald der Einkauf es schafft, die Kosten zu reduzieren
• Die Mitarbeiter der Fachabteilungen glauben nicht daran, dass der Einkauf die nötigen Kompetenzen besitzt, Ihnen zu helfen. Dies sieht man vor allem oft in den Warengruppen Marketing, IT und Maschinen & Anlagen.
• Im Einkauf gibt es Lead Buyer für die direkten Warengruppen, jedoch nicht für den Indirekten Bereich. Bedeutet also, dass der Einkauf gar nicht die Ressourcen hat, den Abteilungen bei deren Kostenstellenbedarfe zu helfen.

Sollten Sie Ihr Unternehmen hier erkennen, empfehle ich Ihnen somit, sich im ersten Schritt auf die o.g. Fragen zu fokussieren. Hier habe ich die folgenden Empfehlungen für Sie:

• Führen Sie ehrliche Gespräche mit den Führungskräften und finden Sie deren Anforderungen und Wünsche heraus. Zudem sollten Sie mit der Geschäftsführung eine – zumindest grobe – Strategie für den Umgang mit indirekten Bedarfen festlegen.
• Fangen Sie nicht mit allen indirekten Warengruppen parallel an, sondern mit denen, wo Sie entweder schon die nötigen Kompetenzen im Einkauf haben oder wo Sie wissen, dass es keine Widerstände in den Fachabteilungen geben wird.
• Falls Ihnen die Ressourcen fehlen, empfehle ich Ihnen einen Mitarbeiter zu benennen, der systematisch und analytisch an Warengruppen rangeht. Mit jedem realisierten Quick-Win steigt die Chance auf eine Freigabe für neues Personal.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter! Für fast alle indirekten Warengruppen gibt es spezifische Trainings / Lehrgänge, wodurch das Problem der fehlenden Kompetenzen schon mal etwas entkräftet wird.
• Konzentrieren Sie sich nicht nur auf Preisreduktionen, sondern auch auf die Vereinfachung der Beschaffungsprozesse. Gerade im indirekten Kostenbereich sind die Prozesskosten oftmals höher als die Materialkosten. Zudem reduzieren Sie dadurch den Bestellaufwand der Bedarfsträger und damit auch den Widerstand. 
• Definieren Sie Kennzahlen für diesen Bereich (z.B. Quote Katalogbestellungen) und berichten Sie im Unternehmen, welche Verbesserungen Sie erzielt haben.

Und damit Sie schon mal erste Quick-Wins realisieren können, habe ich zudem noch folgende Tipps für Sie:

• Katalogartikel: Diese werden oft vernachlässigt, da die Einzelkosten meist sehr gering sind. Das Gesamtvolumen kann aber sehr schnell im 6- oder sogar 7-stelligen Bereich liegen. Zudem sind die Prozesskosten hier meist wichtiger als die Materialkosten.

Tipp: Nutzen Sie Plattformen wie Mercateo oder Amazon Business, am besten kombiniert mit einem digitalen Genehmigungsprozess. Solche Systeme lassen sich in kurzer Zeit einführen und machen die Prozesse um 60%-90% schlanker Neben der schnellen Einführung und Effizienz, haben Sie direkt auch einen besseren Überblick über die Ausgaben.

• IT: Im IT-Bereich sollte man sich zuerst die Hardware anschauen, da diese oft Katalogartikel sind. Zudem lohnt es in vielen Fällen, sich die Lizenzen (ERP, Microsoft, SRM / CRM-systeme usw.) näher anzuschauen. Oftmals zahlt man für zu viele Nutzer, hat ein zu umfangreiches Leistungspaket oder man bekommt die Lizenzen im Ausland günstiger.

• Persönliche Schutzausrüstung (PSA): Auch dieser Bereich wird oft vernachlässigt. Neben Preisvergleiche sollte man sich auch den Austausch der Schutzausrüstung anschauen. Sinn macht dies z.B. bei den Handschuhen, da diese oft in festen Frequenzen ausgetauscht werden, ohne zu prüfen, ob sie weiter genutzt werden können. Weiterhin kann auch das Nutzen der Hausmarke des PSA-Anbieters bei bestimmten Artikeln kostenseitig von Vorteil sein.

• Instandhaltung: Hier macht es Sinn, die Beschaffung der reinen Dienstleistung (wie z.B. einer Reparatur) und die der Ersatzteile zu trennen. Kaufen Sie die hochwertigen Ersatzteile selber und stellen Sie diese dann bei einer Reparatur oder Instandsetzung bei. So können Sie Aufschläge von 20-30% Sparen.

Fazit: Ignorieren Sie nicht 20% Ihres Einkaufsvolumen, sondern gehen Sie die indirekten Warengruppen gezielt an!

Und falls Sie dabei Unterstützung benötigen, können Sie mich gerne unter bootnothing@durchdenkenvorne.de oder 0176-44491170 kontaktieren.