Vom operativen Beschaffer zum strategischen Partner

Einkauf eines Maschinenbauers auf das nächste Level gebracht und 20% Einsparungen erzielt

Wie lassen sich Materialkosten nachhaltig reduzieren und gleichzeitig die Leistungsfähigkeit des Einkaufs verbessern? Vor dieser Herausforderung stand ein mittelständisches Maschinenbau-Unternehmen. Über einen Zeitraum von einem halben Jahr wurde der Einkauf deshalb nicht nur hinsichtlich seiner Kostenstrukturen optimiert, sondern ganzheitlich weiterentwickelt.

Die Ausgangssituation war typisch für viele mittelständische Maschinenbauer: kleines Einkaufsteam, gewachsene Lieferantenstrukturen und eine hohe Anzahl einzelner Lieferanten und Bestellpositionen. Gleichzeitig stand innerhalb des Teams ein Generationswechsel bevor. Ziel des Projektes war deshalb zweierlei: kurzfristig messbare Potenziale bei den Materialkosten zu realisieren und gleichzeitig den strategischen Einkauf nachhaltig zu stärken – also nicht nur an einzelnen Stellschrauben zu drehen, sondern das gesamte Getriebe besser zum Laufen zu bringen.

Bündelung statt historisch gewachsener Strukturen

Phase 1:

Ein wesentlicher Hebel lag im Bereich der Zeichnungsteile und Baugruppen. Lieferantenlandschaft, Teilefamilien und Fertigungstechnologien wurden analysiert und systematisch gebündelt. Die Volumina wurden bei weniger Lieferanten konsolidiert. Einige der mehrstufig bearbeiteten Komponenten wurden zu Fertigungspaketen gebündelt und der Bezug kompletter Baugruppen forciert. Damit wandelten sich einige der Lieferanten vom Zeichnungsteilfertiger zum Partner für Partner für Baugruppen und größere Wertschöpfungsumfänge. Weniger Stückwerk, mehr Gesamtverantwortung – und weniger Staffelstabübergaben zwischen 4 verschiedenen Lieferanten.

Phase 2:

Parallel wurde das International Sourcing forciert. Nach Suche, Bewertung und Qualifizierung konnten zwei neue Partner in der Türkei und Kroatien für ausgewählte Teile und Baugruppen aufgebaut werden. Nicht allein der Teilepreis entschied, sondern vor allem technische Kompetenz, Fertigungsmöglichkeiten und Qualität.

Mit beiden Phasen konnten die Kosten in den betrachteten Warengruppen um rund 20 % reduziert werden.

Strategischen Einkauf stärken

Damit die neugesetzten Segel auch langfristig Kurs halten können, ging das Projekt deutlich über die reine Kostenoptimierung hinaus. Bestehende Einkaufsprozesse wurden aufgenommen und hinterfragt: Wo entstehen unnötige Schleifen und Störfaktoren? Welche Tätigkeiten binden Zeit und lassen sich effizienter gestalten?  

So wurde auch der Bestellprozess verbessert: Planung, AV und Technik wurden systematischer abgestimmt, Dispoparameter neu justiert und durch Konsignationsmodelle bei Lieferanten flexiblere Abrufe ermöglicht.

Dabei wurde auch untersucht, wie Künstliche Intelligenz im Tagesgeschäft unterstützen kann – beispielsweise bei Analysen, Recherchen, Ausschreibungen, Lieferantenkommunikation oder der Vorbereitung von Verhandlungen. Nicht als digitale Wunderwaffe, sondern als Werkzeug, das dem Einkauf dort Zeit zurückgibt, wo menschliche Erfahrung und Verhandlungsgeschick mehr bewirken.

Das Ziel: operative Belastung reduzieren und Freiräume für diejenigen Tätigkeiten schaffen, mit denen der Einkauf tatsächlich Wert erzeugt. Denn der entsteht selten zwischen zwei dringenden Bestellungen.

Qualität messbar machen

Ein weiterer Baustein war der Aufbau eines strukturierten Reklamationsmanagements. Da Qualitätsabweichungen häufig erst in der Montage erkannt wurden, wurden Fehler systematisch erfasst, Ursachen verfolgt und Ersatz- bzw. Nacharbeitskosten den Verursachern zugeordnet.

Hierfür wurde der Prozess zur Dokumentation und Weiterverfolgung von Reklamationen neu aufgesetzt und durch mobile Geräte in der Montage unterstützt. Aus „das Teil war schon wieder nicht in Ordnung, seitenverkehrt oder falsch lackiert“ sollte eine belastbare Information werden, mit der sich auch tatsächlich arbeiten lässt. Damit entstand zugleich die Datengrundlage, um Lieferanten objektiver zu bewerten und Verbesserungsmaßnahmen gezielt einzuleiten.

Fazit

Das Ergebnis war mehr als eine kurzfristig optimierte Kostenbasis: Aus historisch gewachsenen Beschaffungsstrukturen entstand Schritt für Schritt ein leistungsfähiger, gebündelter und strategisch aufgestellter Einkauf.

Titelbild: Generiert mit ChatGPT