Durchbruchprojekt

Wie Mitarbeitende selbständig Erfolge erzielen

Was wäre ein echter Durchbruch bei Ihnen im Einkauf? Wenn Sie die Beschaffungskosten um 5% senken? Und wenn dies durch Ihre Mitarbeitenden selbstständig organisiert und von ganz allein passieren würde, ohne dass Sie anschieben und vorantreiben müssten?

Vielleicht würden Sie dann sagen: „Das geht doch gar nicht?“ Wir sagen Ihnen: „Stimmt nicht!“ Denn bei der Heidelberger Druckmaschinen AG hat es ein solches Durchbruchprojekt gegeben. Ein Kostensenkungsprojekt, bei dem die engagierten Mitarbeitenden eigenverantwortlich an den Zielen gearbeitet haben. Und da sich die Rahmenbedingungen wieder verbessern und Kosten wieder mehr in den Fokus rücken, kann dieser Durchbruch auch für Sie interessant sein.

Wie hat die Heidelberger Druckmaschinen AG dies gemacht?

Der Grundgedanke beim Durchbruchprojekt ist der, dass nominierte Mitarbeitende die ambitionierte Zielsetzung des Projektes durch das Management angenommen haben und dessen Umsetzung mit größtmöglichen Freiheitsgraden selbständig vorantreiben. Dabei wird das traditionelle Funktionsmodell auf den Kopf gestellt. Ressourcen und Zeit sind nun fix und die Funktion bzw. das Ergebnis variabel.

Bei dem renommierten Maschinenbauer aus Heidelberg ist man so vorgegangen, dass am Anfang des Durchbruchprojektes der Schwerpunkt (Kostensenkung) und die Zielsetzung (5%) abgestimmt worden sind. Es wurde beim Kick-off darauf geachtet, dass das Projekt auf diese Ziele hinarbeitet, keine Missverständnisse vorliegen und vor allem keine Handlungsempfehlungen oder Vorschläge zur Lösungsfindung seitens des Managements gemacht wurden. Ab dem Zeitpunkt aber hieß es für die Einkaufsleitung: „Laufen lassen, nicht einmischen.“ Dies bedeutete, dass weder regelmäßige Statusupdates angefordert noch Anleitungen und Ratschläge dazu gegeben wurden, wie die Ergebnisse optimal erzielt werden können.

All dies wurde parallel zum bisherigen Tagesgeschäft von den Teams in den verschiedenen Warengruppen eigenverantwortlich erarbeitet. Es gab auch keine Einschränkungen, was gemacht werden darf und was nicht. Die Projektteamleiter tauschten sich einmal monatlich untereinander aus und gingen dann mit ihren Teams weiter. Insgesamt setzte der Grad an Aktionsfreiheit so viel Engagement frei, dass dies auch parallel zum Tagesgeschäft möglich war und eine Diskussion bzgl. Entlastung nicht nötig war bzw. untereinander geregelt wurde.

Die Mitarbeitenden hatten auch jederzeit die Freiheit, auf Expertenwissen zurückzugreifen. So wurden für Kostenanalysen oder Verhandlungstaktiken Einkaufsberatungen bzw. Experten engagiert, die das notwendige Know-how in Workshops lieferten.

Darüber hinaus sind die Mitarbeitenden beispielsweise proaktiv auf den Vorstand zugegangen, um Lieferantenbriefe zu unterstützen. In umfangreichen Kick-off-Veranstaltungen überzeugten sie erfolgreich das gesamte Einkaufsteam mit ihren Ideen, Herangehensweise und ihren Zielen. Vor allem formulierten sie klare Erwartungen an jede einzelne Kollegin und jeden Kollegen.

Nach 50 Tagen gab es eine Zwischeninformation für das Management, nach 100 Tagen wurde die Projektphase abgeschlossen und die ersten Lieferantengespräche geführt. Zwar wurde das Ziel nicht ganz erreicht, aber das Durchbruchprojekt hat im Einkauf der Heidelberger Druckmaschinen AG sehr viel Energie und Teamspirit freigesetzt sowie ein neues Selbstverständnis bei den Mitarbeitenden geschaffen.

Wäre das nicht auch etwas für Sie? Ob das Thema „Kostensenkung“ oder „Prozessverbesserung“ heißt, ist egal. Entscheidend sind folgende Punkte:

• Stimmen Sie das Ziel präzise und messbar ab und wählen Sie es so, dass es zwar ambitioniert, aber auch erreichbar ist.
• Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitenden, dass diese schon das richtige machen und nehmen Sie nicht auch „hintenrum“ Einfluss auf das Vorgehen.
• Feiern Sie Ihre Erfolge.

Dann können auch Sie mit Ihren Mitarbeitenden in diesen herausfordernden Zeiten im Einkauf einen Durchbruch erzielen, der noch lange nachwirkt.

Wer noch mehr wissen will zum Vorgehen, kann gerne auf uns zukommen unter sundermannnothing@durchdenkenvorne.de.