Chatbots im Einkauf
Wieviel Zeit verbringen Sie jeden Tag mit repetitiven Aufgaben? Und wie viel Zeit verlieren Sie bei der Suche nach bestimmten Informationen?
Wäre es nicht schön, wenn Sie einen Assistenten hätten, der Sie dabei unterstützt? Jemanden, der jederzeit die aktuellsten Compliance - Richtlinien im Kopf hat und vielleicht sogar kleinere Angebote für Sie verhandelt? Mit einem Chatbot ist das tatsächlich möglich.
Was sind Chatbots?
Chatbots sind Dialogsysteme, die es Nutzer:innen ermöglichen, mit einem Bot in natürlicher Sprache zu kommunizieren.
Hierfür analysieren die Chatbots mit Hilfe von Machine Learning und Natural Language Processing Services die Eingaben der Nutzer:innen. Dann suchen sie mit Hilfe von intelligenten Matchingprozessen die richtige Antwort aus einer Datenbank heraus.
Chatbots können mit anderen Systemen, wie beispielsweise SAP oder E-Procurement Plattformen, verbunden werden. Auf diese Weise können sie auf die dort gespeicherten Informationen zugreifen. Chatbots können auf Websites, in Messenger - Kanälen oder auch in Apps eingesetzt werden.
Wo können Chatbots im Einkauf eingesetzt werden?
Chatbots können überall dort eingesetzt werden, wo schnell auf einzelne Informationen zugegriffen werden soll. Zum Beispiel, wenn Einkäufer:innen ein Update zum Lieferstatus einer Bestellung brauchen oder Fragen zu den aktuellen Richtlinien für Bestellungen haben.
Die Fähigkeiten von intelligenten Chatbots gehen aber weit über das simple Beantworten von einzelnen Fragen hinaus: Sie können Nutzer:innen durch komplexe Prozesse führen und Informationen abfragen sowie diese in Datenbanken hinterlegen. Beispielsweise können sie die Mitarbeiter:innen durch einen Bestellprozess führen, ein Lieferanten Onboarding oder eine Verhandlung automatisiert durchführen.
Wie funktioniert ein Verhandlungsbot?
In den meisten Unternehmen werden Unterwertbeträge nicht verhandelt. Die Einsparungen rechtfertigen schlichtweg nicht den damit verbundenen Aufwand. Durch den Einsatz eines Verhandlungsbots können jedoch ohne großen Kosten- und Zeitaufwand Tail Spend-Angebote verhandelt werden.
Hierfür legt der Einkauf zunächst den Verhandlungsrahmen und den gewünschten Preisnachlass fest. So kann der Chatbot zum Beispiel angewiesen werden, dass jedes eingehende Angebot um mindestens 10% heruntergehandelt werden soll.
Im nächsten Schritt kontaktiert der Verhandlungsbot die Lieferanten und lässt sich von ihnen ein Angebot geben. Anhand eines vorher festgelegten, standardisierten Dialoges führt der Bot nun die Lieferanten durch die Verhandlung:
Nachdem der Lieferant seinen Preis genannt hat, erklärt der Bot, dass dieser leider zu hoch ist und bittet um einen niedrigeren Preis. Wenn der Lieferant einen neuen Preis anbietet, berechnet der Chatbot, um wieviel Prozent der Lieferant mit dem Preis runter gegangen ist. Sobald der gewünschte Preisnachlass erreicht wird, beendet der Chatbot die Verhandlung.
An dieser Stelle kann der Chatbot die Mitarbeiter:innen des Einkaufs informieren, damit diese die Bestellung tätigen können. Es ist aber auch möglich, dass der Chatbot die Bestellung selber abwickelt. Der Grad der Automatisierung kann von Unternehmen frei gewählt und an die Bedürfnisse der Einkäufer:innen angepasst werden.
Es gibt jedoch auch Fälle, in denen der Einsatz eines Chatbots nicht sinnvoll ist. Verhandlungen mit den Hauptlieferanten sollten beispielsweise nicht automatisiert werden, sondern persönlich und mit Fingerspitzengefühl vorgenommen werden.
Es sollte auch nicht das Ziel sein Einkäufer:innen durch Chatbots komplett zu ersetzen. Stattdessen können Chatbots Mitarbeiter:innen unterstützen, indem sie ihnen repetitive und zeitraubende Aufgaben abnehmen und Informationen bereit stellen. Hierdurch können Einkäufer:innen ihre zeitlichen Ressourcen gezielt für anspruchsvolle Tätigkeiten einsetzen.
