Mit Robotic Process Automation (RPA) entlasten Sie Ihren operativen Einkauf

In Zeiten von Versorgungsengpässen ist jede Minute Zeitgewinn wichtig. RPA-Bots können hier für Entlastung sorgen, in dem sie repetitive und regelbasierte Aufgaben übernehmen.

Es war einmal ein kleiner Einkäufer, der mit operativer Arbeit bis über beide Ohren beschäftigt war. Von morgens bis abends führte er einfachste und wiederholende Tätigkeiten aus, als wenn er Vater oder Mutter erschlagen hätte. Da erschien ihm eine Fee, die fragte, ob sie ihn von diesen stupiden Aufgaben befreien soll. Er sagte „Ja!“ und die Fee setzte sich an den Rechner und programmierte einen RPA-Bot. Und wenn sie nicht gestorben sind, dann erledigt der kleine Roboter seine Aufgaben immer noch mit höchster Zuverlässigkeit.

Dieses kleine Märchen soll kurz veranschaulichen, wo der Nutzen von Robotic Process Automation (RPA) liegt. Hierbei handelt es sich um kleine Programme, die einen von repetitiven Aufgaben entlasten sollen. Der dadurch entstandene Zeitgewinn kann dann im Einkauf für strategische Aufgaben genutzt werden, zu denen man sonst nicht gekommen wäre und die aufgrund der Komplexität nicht von einem Programm erledigt werden kann (z.B. Lieferantenqualifizierung, Begleitung von Neuentwicklungen).

Tatsache ist, dass es von diesen sich wiederholenden und einfachen Aufgaben immer noch sehr viele im Einkauf gibt. Z.B.

• Einpflegen von Auftragsbestätigungen, die der Lieferant per email sendet.
• Ablegen und Verschlagwortung von Materialzeugnissen im Dokumentenmanagement-System, die einem mit jeder Lieferung bereitstellt werden.
• Nachreichen von geänderten Zeichnungen zu Bestellungen, die bereits an den Lieferanten versandt worden sind.
• Erstellen von Bestellungen aus Fertigungsplanungen, die die Arbeitsvorbereitung in Excel erstellt hat.
• Einpflegen von Lieferantenlangzeiterklärungen in die Materialstammdaten, die der Lieferant einem jährlich zusendet.
• etc.

So konnte ein Landmaschinenhersteller für sich über 20 Aufgaben identifizieren, wo er im Einkauf RPA-Bots einsetzen kann. Was sich an der obigen Aufzählung erkennen lässt, ist der Punkt, dass RPA-Bots insbesondere dort zum Einsatz kommen, wo etwas zwischen verschiedenen Programmen getan werden muss, also zwischen SAP, Outlook, Excel oder Internet. Der Bot kann so programmiert werden, dass dieser

• E-Mail und Anhänge öffnet,
• sich in Unternehmensanwendungen anmeldet und Transaktionen ausführt,
• Daten kopiert oder verschiebt,
• Formulare ausfüllt,
• Daten aus Dokumenten ausliest,
• Berechnungen erstellt,
• Wenn-/Dann-Entscheidungen trifft,
• etc.

Im Grunde verhält er sich wie ein menschlicher User am System, nur mit zwei Unterschieden: Er kann dies Tag und Nacht machen sowie mit einer Geschwindigkeit und Qualität, die auf Dauer nicht von Mitarbeitern garantiert werden kann.

Studien haben gezeigt, dass Robotic Process Automation zu einer Entlastung von bis 30% führen kann. Und neben dieser Erleichterung trägt es auch ungemein zu Mitarbeitermotivation bei, da jetzt das Programm die monotonen Aufgaben erledigt ohne auch nur einmal zu Murren.

Für die Erstellung von RPA-Bots gibt es heutzutage spezielle Software-Lösungen, die keine zwingenden Programmierkenntnisse voraussetzen. Mit Hilfe von aufgezeichneten Klick-Protokollen sowie Workflow-Designern lassen sich die Abläufe erstellen. Einfache Bots können mit einem Aufwand von 10-15 Personentagen aufgesetzt werden, da neben der Erstellung auch der Test sowie die Dokumentation nicht zu beachten sind. Die Erfahrung zeigt, dass sich ein RPA-Bot dann lohnt, wenn durch diesen eine Zeit von mehr als 200 Stunden eingespart werden kann.

Somit ist dem kleinen Einkäuferlein aus dem Märchen und vielleicht auch Ihnen ein Richtwert gegeben, ab wann die Fee mit dem Programmieren beginnen soll.