Per Anhalter durch die Produkt­kos­ten-Ga­laxis

Vier Leitfragen für die Einführung von Produktkostenanalyse im Einkauf

Eins vorweg: 42 – das ist die Antwort auf alle Fragen - zumindest in Douglas Adams Buch „Per Anhalter durch die Galaxis“. Und 42 EUR wäre sicherlich auch ein tolles Ergebnis für eine Produktkostenanalyse – man muss nur dran glauben.

Produktkostenanalyse ist ein mächtiges Instrument, denn es ist ein Tool, mit dem ich

• dem Lieferanten beweisen kann, dass er ggf. zu viel verlangt,
• die Entwicklung beim Target Costing unterstützen kann oder
• durch Diskussion der Kalkulation mit dem Lieferanten 10-20% Einsparungen realisieren kann.

Der Einsatz dieser Methodik erfreut sich auch immer größerer Beliebtheit. Angefangen im Automotive-Bereich wird Produktkostenanalyse heutzutage in verschiedensten Branchen eingesetzt, sowohl für gefertigte Teile als auch für Dienstleistungen. Auch gehören die BME Value Days, bei der das Thema aufgegriffen wird, zu den Großveranstaltungen des Einkaufsverbandes.

Bevor Sie aber in Aktionismus verfallen, „Produktkostenanalyse“ (PKA) bei Google eingeben und irgendeine PKA-Software kaufen, möchte ich Ihnen 4 Leitfragen an die Hand geben:

1. Zielsetzung: Was wollen Sie genau mit Produktkostenanalyse erreichen?

Die obigen Punkte sind mannigfaltig und in sich alle erstrebenswert. Jedoch sollten Sie sich einen Schwerpunkt setzen. Geht es schwerpunktmäßig um das Thema „Einkaufspreisanalyse“, so können Sie ein einkaufsinternes Projekt starten; beim Schwerpunkt „Entwicklungsbegleitende Kalkulation sollte das Engineering mit ins Boot.

Weiterhin ist zu klären, in welchen Warengruppenfeldern Sie PKA machen wollen. Wo verspüren Sie den größten Leidensdruck?

2. Verantwortung: Wer soll kalkulieren?

Nur wer ein fertigungstechnisches Grundverständnis hat und bereit ist, Fertigungszeiten abzuschätzen, wird später auch Produktkostenanalyse erfolgreich betreiben können. Ist das Verständnis nicht vorhanden, so kann dieses ggf. aufgebaut werden. Schicken Sie Ihren Mitarbeiter z.B. auf ein Gusstechnik-Seminar oder lassen Sie ihn Fertigungsprozesse bei Lieferanten aufnehmen. Wer später mit Lieferanten auf Augenhöhe diskutieren will, der muss wissen, was er dort zusammengerechnet hat.

3. Analyse: Was sind die Kostentreiber und wie hängen diese zusammen?

Meine Erfahrung hat gezeigt, dass jede Produktkostenanalyse für eine Teilefamilie am Flipchart oder in Excel startet. Dadurch, dass zunächst die Kostentreiber identifiziert und diskutiert werden. Da hilft keine ausgefeilte Software. Beim Zusammentragen der Treiber ist zu beachten, dass man sich auf die wesentlichen 5-6 Parameter konzentriert. Ansonsten wird das Kostenmodell zu komplex und mit jedem weiteren Parameter steigt auch das Problem der Datenbeschaffung. Ermittle ich, dass z.B. die Schweißnahtlänge ein wesentlicher Kostentreiber ist, so muss ich den Wert auch im CAD oder ERP abgreifen können. Nicht selten stellt sich ein PKA-Projekt als ein verdecktes Datenaufbereitungsprojekt heraus. Die Zusammenarbeit mit dem Engineering ist daher angeraten.

4. Anforderungen: Was muss die Software können und was ist nice to have?

Erst wenn Produktkostenanalyse häufiger betrieben wird und dieses an verschiedenen Standorten gemacht werden soll, gewinnt das Thema Software an Bedeutung. Nehmen Sie spätestens jetzt die Kollegen von der IT dazu.

Vor der Ansprache der PKA-Softwarehersteller ist es wichtig, dass Sie Ihre Anforderungen an das Tool klar formuliert haben. Das fängt bei der Mehrsprachigkeit an und reicht über das Berechtigungskonzept bis hin zu dedizierten Funktionalitäten und den Zugriff auf Datenbanken für Material-, Maschinen- und Personalkosten.  Und bevor Sie sich für einen Softwareanbieter entscheiden, empfehle ich Ihnen, zunächst eine zu Ihrem Unternehmen vergleichbare Referenz zu besuchen und mit einem klar abgegrenzten Pilotprojekt zu starten.

Unabhängig vom beschriebenen Vorgehen ist ein wesentlicher Faktor nicht zu vergessen - der Lieferant selber. Wie wird er reagieren, wenn Sie ihm Ihre PKA-Kalkulation für die von ihm gefertigten Teile vorstellen? Meine Erfahrung ist, dass er zunächst „AGABU!“ antwortet, was die Abkürzung ist für „Alles Ganz Anders Bei Uns!“ Und diese Reaktion ist o.k.. Natürlich ist einiges anders beim Lieferanten und diese Unterschiede gilt es gemeinsam herauszufinden und zu diskutieren. Wer Produktkostenanalyse als Holzhammer oder Druckmittel einsetzt, der wird schnell alleine dastehen. Er wird zum Anhalter in der Produktkosten-Galaxis – sozusagen „lost in space“ mit einem Tool, dass ja doch nur 42 auswerfen kann.