Stammdaten sind das halbe Leben

Der Erfolg der Digitalisierung im Einkauf hängt auch wesentlich von der Qualität der Stammdaten ab. Ein Grund mehr, hier Ordnung zu schaffen.

eProcurement, Robotic Process Automation, Data Analytics – die Digitalisierung hat hier einige Lösungen hervorgebracht, die das Leben des Einkäufers ungemein vereinfachen können. Prozessvorteile von bis zu 50% oder Analyse-Ergebnisse für 15-20% Einsparungen winken einem, wenn …, ja wenn das blöde Thema mit den Stammdaten dort nicht wäre.

Thorsten Dirks hat 2015 als damaliger Chef von Telefonica Deutschland ein schönes Zitat gebracht, welches die ganze Misere in einigen Unternehmen zusammenfasst: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess."

Und wer jetzt denkt, Thorsten Dirks hätte auch bei Ihnen als Geschäftsführer tätig sein können, dem sei gesagt, dass er nicht alleine ist mit diesem Problem der mangelnden Stammdatenqualität.

Beispiele schlechter Stammdaten

• Einkäufer sollten in der Lage sein, die tagesaktuelle Umsatzhistorie einzelner Komponenten, Warengruppen und Lieferanten auf Knopfdruck aufrufen zu können, um auf Marktgeschehen und Verhandlungssituationen mit klarer Marschrichtung reagieren zu können. Viele können das nicht, weil entweder der Warengruppenschlüssel schlecht strukturiert ist oder weil man selber das Abfrage-Know-how nicht hat und von der IT abhängt.
• Häufig fehlen bei den Stammdaten die Einträge. Dispo-Kennzahlen, Spezifikationsmerkmale oder Kontaktdaten der Lieferanten fehlen gänzlich. Laut eigener Schätzungen „frisst“ notwendige Nachbearbeitung etwa einzelner Bestellungen oder Abrufe wegen nicht aktueller oder unvollständiger Stammdaten, im Durchschnitt bis zu 35-60 Minuten pro Tag im Arbeitsalltag eines jeden operativen Einkäufers.
• Daten sind nicht gleich Daten. Deutlich wird dies immer wieder am Beispiel des Datenfeldes „Werkstoff“. Da trägt der eine „1.4301“ ein, der andere „V2A“ und ein dritter, der keine Ahnung hat, einfach nur „Stahl“.

Jetzt könnten Sie noch sagen, dass der Einkauf nicht für Stammdaten verantwortlich ist. Und ich sage Ihnen: „Doch“, weil der Einkauf die Abteilung ist, die am meisten unter der Datenmisere zu leiden hat. Dann ist es nur konsequent, wenn Sie sich dieser Sache auch annehmen und anpacken.

Damit dies gelingt habe ich 3 Tipps für Sie:

1. Prozess und zu pflegende Felder festlegen

Teilweise ist die Datenqualität deswegen so bescheiden, weil die Verantwortlichkeiten nicht klar sind, also wer was pflegt. Dies aber lässt sich in einem Workflow definieren. Auch sollte geklärt werden, welche Felder gepflegt werden. Auch wenn Ihnen das System massig Felder zu Verfügung stellt, ist manchmal weniger mehr. Dies sollte dann aber konsequent gemacht werden.

2. Kein Freitext mehr

Freitext ist Mist in Zeiten der Digitalisierung. Wenn jeder nach seinem Gusto bezeichnen kann, kann später auch mit den dollsten Tools nichts ausgewertet werden. Das Gebot der Stunde ist „Drop Down“. Also vorgegebene Auswahlmöglichkeiten für Felder wie „Werkstoff“ oder auch „Bezeichnung“

3. Änderungen durch Lieferanten

Lieferantenportale bieten heute die Möglichkeit, dass der Lieferant selber Daten pflegen kann wie Kontaktdaten, Lieferantenlangzeiterklärungen oder Zertifikate. Dies ist zu nutzen, damit die Einkäufer selber entlastet werden.

Mit Ownership Stammdaten managen

Die wichtigste Empfehlung, die ich Ihnen geben kann, ist aber „Ownership“. Dies ist schlussendgültig die Etablierung eines Stammdaten-Managers im Einkauf. Erste Unternehmen haben diese Rolle bereits aufgesetzt. Er beschäftigt sich hier systematisch und kontinuierlich mit der Pflege der Stammdaten. Das Ziel ist hier, sowohl die Konsistenz der Daten zu garantieren als auch deren optimale Qualität zu erreichen, sowohl system- als auch abteilungsübergreifend. Er koordiniert die Bereinigung von Doubletten und nimmt selber Massenänderungen vor, teilweise mit geeigneten Data-Cleansing-Tools. Weiterhin betreut er die operativen IT-Schnittstellen sowie die Schnittstellen zum Datenaustausch.

Packen Sie das Thema an und schaffen Sie Ordnung in Ihrer Stammdatenwelt. Dann lassen sich auch die Früchte der Digitalisierung ernten.