Geschrieben von: Frank Sundermann | 16.11.2020 | Geschätzte Lesezeit 6 Minuten

Warengruppenmanagement: Wie Sie Einsparpotenziale mobilisieren und Risiken minimieren

„Warengruppenmanagement? – Machen wir schon lange“, sagen viele Einkäufer. Dabei ist das alles andere als ein alter Hut. Wir sagen Ihnen, wie Sie Ihr Management mit neuen Strategien und Techniken verbessern. Wenn Sie aktuelle Datengrundlagen heranziehen, die Märkte sondieren und das Knowhow in Ihrem Unternehmen berücksichtigen, reduzieren Sie Kosten und Gefährdungen Ihrer Lieferkette.

Das Warengruppenmanagement im Unternehmen kann ein sehr mächtiges Instrument sein. Häufig dümpelt es in vielen Unternehmen jedoch vor sich hin. Wir sagen Ihnen, warum Sie dieses Werkzeug wieder auf die Tagesordnung setzen sollten und wie Sie Ihren Einkauf effizienter machen:

Strategie überarbeiten

Ihre für die Warengruppe hinterlegte Strategie ist schon mehrere Jahre alt, ebenso die letzte Marktanfrage? Dann wird es Zeit zu handeln. Denn die Welt hat sich seitdem weitergedreht. Sie sollten

neue Lieferanten erschließen, etwa in Osteuropa und Asien,
die Innovationsfähigkeit der Lieferanten prüfen und
das Preisgefüge im Markt prüfen.

Warengruppenschlüssel verbessern

Das Instrument „Warengruppenschlüssel“ ist super, aber es hapert häufig an der Datengrundlage. Sie sollten

die Verteilung der Zeichnungsteile auf die Warengruppen prüfen,
das Volumen der Einkäufe in der Warengruppe „Sonstiges“ prüfen und
den Schlüssel insgesamt überarbeiten.

Neue Einsparpotenziale identifizieren

Eingeführt wurde das Warengruppenmanagement, um systematisch Einsparpotenziale zu identifizieren. Doch die Maßnahmen, die damals daraus abgeleitet wurden, sind weitestgehend umgesetzt. Aber woher kommen die Einsparpotenziale für 2020ff, die von der Geschäftsführung gefordert werden? Mit Blick auf die Angebots- und Nachfragemacht können Sie hier neue Maßnahmen ergreifen (siehe auch Grafik):

Spezifikationen entschlacken
Standardisieren
Neue Wertanalyse vornehmen
Externe Beratung prüfen

Alle Volumina berücksichtigen

Nicht selten wurde das Warengruppenmanagement anfangs nur für die wichtigsten Produktionsmaterialien eingeführt. Aber Warengruppen in der zweiten Reihe oder Einkaufsvolumina, für die der Einkauf gar nicht verantwortlich war, wurden nicht berücksichtigt (z.B. IT, Marketing, Gebäudemanagement). Hier gibt es häufig noch Ansatzpunkte. Dazu dienen Maßnahmen wie

Warengruppen bündeln,
Wareneinkauf neu ausschreiben,
Konditionen harmonisieren.

Neue Tochtergesellschaften einbeziehen

Unternehmen verändern sich. Unternehmensteile werden verkauft, neue Gesellschaften akquiriert. Dies sollte auch Einfluss auf das Warengruppenmanagement haben und es sollte überprüft werden, wie die neuen Gesellschaften eingebunden werden können. Dazu müssen Sie

das größtmögliche Knowhow im Unternehmen identifizieren und
die Warenmanager der “Töchter” einbinden.

Dadurch wird auch die Integration der neuen Gesellschaften insgesamt erhöht.

Vorausschauendes Risikomanagement einrichten

Das Corona-Virus hat gezeigt, dass ein präventives Risikomanagement unerlässlich ist für eine funktionierende Materialversorgung in kritischen Zeiten. Zudem verlangt auch die DIN ISO 9001:2015 ein entsprechendes Vorgehen im Einkauf. Schließlich hängen einige Maßnahmen auch eng mit dem Warengruppenmanagement zusammenhängen (z.B. Single Source). Also sollten Sie

vorbeugendes Risikomanagement mit den Maßnahmen für DIN ISO 9001:2015 kombinieren.

Organisation modifizieren

Einige Unternehmen haben das Warengruppenmanagement in Form einer Lead-Buyer-Organisation gestartet, in der die Einkaufsverantwortlichen in der Doppelfunktion (Standort-Einkaufsleiter und Warengruppenmanager) agieren. Erfahrungen haben gezeigt, dass diese Matrix-Organisation jedoch aus Zeitressourcen-Gründen nicht die Durchschlagskraft hat. Also hilft es darüber nachzudenken,

den Warengruppenmanager als Full-Time-Job einrichten und
erfahrene Warengruppenmanager aus den Partner/Schwellenländern einzustellen (z.B. Guss/Indien, Elektronik/China, Zeichnungsteile/Polen etc.).

Wahrscheinlich treffen nicht alle Punkte auf Sie zu. Die Chance ist jedoch groß, dass Sie an der einen oder anderen Stellschraube drehen können, um Ihr Warengruppenmanagement zu verbessern. Gehen Sie es an!

**Ansatzhebel des Warengruppenmanagement** Über die Einstellung der Kriterien kann die Nachfragemacht im Verhältnis zur Angebotsmacht festgelegt werden.

Vorgehen beim Aufbau eines Warengruppenmanagements

Wie kann nun vorgegangen werden, um ein erfolgreiches Warengruppenmanagement aufzusetzen. Nachfolgend vier Empfehlungen:

1. Kreditorenumsätze extrahieren

Um ins Warengruppenmanagement zu starten, ist es am Anfang wichtig, dass die Umsatzdaten mit den Lieferanten aus dem ERP-System gezogen werden. Es empfiehlt sich, dies in Excel zu machen, damit ggf. Korrekturen vorgenommen werden können (z.B. Bereinigung von Kreditorendoubletten). Weiterhin sollte ein Abgleich gefahren werden zwischen Kreditorenumsätzen auf Basis von Bestellungen (z.B. im SAP MM) und denen auf Basis der Rechnungen (z.B. SAP FI/CO). Ist hier ein großer Unterschied zu erkennen, so deutet dies auf eine hohe Maverick-Buying-Quote hin.

2. Warengruppen zuordnen

Wenn Sie bisher keinen Warengruppenschlüssel im System haben, so ist dieser auf Artikelebene zuzuordnen. Hierfür empfiehlt es sich in zwei Schritten vorzugehen. Wenn Sie den Schlüssel festgelegt haben, so ist im ersten Schritt die Warengruppe dem Lieferanten zuzuordnen. Mittels einer Routine im ERP-System ist die Warengruppe des Lieferanten auf die Artikel zu vererben, die bei dem Lieferanten gekauft worden sind. Etwaige Korrekturen können dann im Nachgang vorgenommen werden, bei denen die Warengruppe des Lieferanten für den Artikel nicht ganz passt. Dieses Vorgehen ist weitaus effizienter als direkt allen Artikeln eine Warengruppe zuzuordnen, da die Anzahl der Artikel häufig im 5-, 6 und tw. 7-stelligen Bereich liegt.

3. Warengruppenverantwortliche festlegen

Eine Warengruppe ist nur so gut, wie sie bearbeitet ist. Somit sind für die Warengruppen entsprechende Verantwortliche strategische Einkäufer festzulegen. Um die Warengruppe systematisch zu bearbeiten empfiehlt sich eine einheitliche Vorlage (siehe auch Grafik). Im ersten Schritt sollte der Warengruppenverantwortliche alleine oder mit einem Einkaufskollegen eine Strategie samt Maßnahmen entlang der Vorlage erarbeiten. Hat er die notwendige Sicherheit darin, so können dann bei weiteren Warengruppen die Fachbereiche, Qualität und/oder Logistik hinzugenommen werden.

4. Regelmäßigkeit planen

Systematisches Warengruppenmanagement heißt, dass kontinuierlich Warengruppen bearbeitet werden. So sollte der Einkaufsleiter einen Jahresplan aufsetzen, wer wann welche Warengruppenstrategie im monatlichen Meeting vorstellt. Auch sollten die Maßnahmen zu den Strategien alle drei Monate hinsichtlich ihres Fortschrittes und Erfolges durchgesprochen werden.

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