Partner auf Augenhöhe

Kompetenzmanagement im Einkauf

Alle Einkaufsleiter reden vom Einkauf als „Partner auf Augenhöhe“, aber die Realität sieht häufig anders aus:

• keine Beteiligung in Entwicklungsprojekten
• Maverick Buying an allen Ecken und Enden
• der Vertriebler ist dem Einkäufer in der Verhandlung haushoch überlegen

Böse Zungen stellen dann die rhetorische Frage des Journalisten Werner Hadulla „Was wäre der Fachidiot ohne sein Fach“, aber das führt auch zu nichts.

Festzuhalten bleibt, dass das Thema „Kompetenzmanagement im Einkauf“ ein wichtiges ist. Das haben verschiedene Vorträge auf dem BME Symposium gezeigt. Aber wenige wissen, wie sie es erfolgreich anpacken sollen. Wir glauben, dass vier Punkte erfüllt sein müssen, damit der Einkäufer seinen Business-Partnern auf Augenhöhe begegnet.

1. Ich muss es methodisch drauf haben

Mit Methodik ist das Handwerkszeug des strategischen Einkäufers gemeint wie Global Sourcing, Warengruppenmanagement, Produktkostenanalyse. Dieses lässt sich erlernen. Bevor Sie aber Ihre Mitarbeiter zu einem Seminar eines externen Anbieters senden, wäre zu prüfen, ob es nicht mehrere Mitarbeiter gibt, damit sich ein Inhouse Seminar lohnt. Dann kann dieses auch spezifisch auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens sowie Ihren Produkten und Warengruppen abgestimmt werden. Dadurch erkennt der Mitarbeiter, dass die Methodik auch in seinem Unternehmen funktioniert und sich nicht nur für Großkonzerne und Massenfertiger eignet. Tipp: Auch Excel und Powerpoint sind Methodenwerkzeuge, bei denen nicht jeder sattelfest ist. Aber bitte keine VHS-Schulung sondern vielleicht einmal Tipps von Ihnen selber, der dies auch einfordert.

2. Ich muss es inhaltlich drauf haben

Mit Inhalt ist zum einen das Know how über die zu beschaffenden Güter haben. Und das sind neben der Lieferantenbasis auch die Teile und deren Fertigungstechnologien selber. Dadurch kann er als Teammitglied in Entwicklungsprojekten zeitnah Input leisten zu Konstruktionen oder Teilen. Wenn aber beispielsweise der Blech-Einkäufer über Blechbiegetechnologie und deren Kosten kein Know-how besitzt, dann braucht ihn dort auch keiner. Geben Sie demjenigen die Gelegenheit, z.B. ein Seminar bei Maschinenbauer Trumpf zu (www.mytrumpf.com/training/) besuchen und sprechen Sie mit dem Entwicklungsleiter, dass er den Konstrukteur auch dorthin sendet, da dieser zum Thema Blech das letzte Mal vielleicht etwas in seinem Studium vor 20 Jahren gehört hat.

Zum anderen ist das Know how über die herzustellenden Produkte gemeint. Da das beim Berufseinstieg ins Unternehmen nicht für notwendig erachtet worden ist und der Einkäufer sich später auch nicht die Blöße geben will, fühlt man sich manchmal wie im Woody Allen Film „Was Sie schon immer über Sex wissen wollten, aber bisher nicht zu fragen wagten.“ Da hilft nur schonungslose Offenheit. So kann der Einkäufer an einer Produktschulung teilnehmen oder man veranstaltet jährlich ein Training über die neuen Produkte des Hauses für alle Einkäufer. Der Vorteil dabei ist, dass dieses Training intern ohne großen Aufwand durchgeführt werden kann. Tipp: Fragen Sie nicht „Was weißt du nicht?“ sondern „Würde es dir helfen, wenn zu diesem oder jenem noch eine vertiefende Schulung bekommst?“

3. Ich muss es sozial drauf haben

Die ersten beiden Punkte sind klar, aber wer die notwendige soziale Kompetenz nicht mitbringt, den könnte wieder das böse Zitat des Fachidioten ereilen.

Denn „Partner auf Augenhöhe“ heißt auch, die Bedürfnisse des anderen zu erkennen. Angefangen bei Themen wie Projekt- und Konfliktmanagement für die interne Zusammenarbeit mit den anderen Bereichen sowie kooperatives und konfrontatives Verhandeln mit dem Lieferanten als externen Partner. Ein Thema, welches häufig unterschätzt wird, sind persönliche Defizite der Mitarbeiter (Selbststeuerung, Selbstsicherheit, echtes Zuhören). Das klassische Gruppentraining funktioniert hier meistens nicht, da sich diese Leute in großen Runden nicht öffnen. Viel effektiver sind hier Einzelcoachings. Durch Denken Vorne Consult hat die Erfahrung gemacht, dass mit monatlichen Einzelmeetings von 1-2 Std. pro Mitarbeiter viel erreicht werden kann.

4. Mach es!

Jedes Training ist nur so gut, wie der Erfolg in der Anwendung. Deshalb empfiehlt es sich, wenn die Umsetzung des Erlernten im Arbeitsalltag in Form eines Miniprojektes zum festen Bestandteil des Kompetenzmanagement wird. Dadurch verankert sich die Methodik, das Technik Know-how oder der Hinweis aus dem Coaching. Und wenn es aufgeht, gibt es keine bessere Triebfeder mehr als den Erfolg selber. Tipp: Stellen Sie auch den Freiraum für die Mitarbeiter, dass die Miniprojekte stattfinden können bzw. stimmen Sie sich mit Ihren Kollegen in den anderen Bereichen bei crossfunktionalen Aktivitäten ab.

Wer wo was benötigt, werden Ihnen die Mitarbeiter sagen, wenn Sie diese in ihrem Umfeld abholen und fragen. Ein Leitfaden zur Eigeneinschätzung entlang der notwendigen Kompetenzen hilft hierbei, systematisch die Trainingsfelder zu ermitteln, ggf. auch durch ein Interview durch unabhängige Dritte, damit es nicht den Charakter eines Beurteilungsgespräches zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter bekommt.

Basierend darauf sollte für den Mitarbeiter ein individueller Schulungsplan erarbeitet werden, der für einen längeren Zeitraum angelegt ist. So können Schritt für Schritt die Kompetenzen aufgebaut werden, die den Einkäufer zu einem kompetenten Partner auf Augenhöhe machen.