Schatz, wie war Deine Woche 104: Prozessoptimierung im Einkauf

Erst vereinfachen, dann digitalisieren

Wie lassen sich Einkaufsprozesse effizienter gestalten – und welche Rolle spielen Digitalisierung und KI dabei?

In dieser Podcastfolge sprechen Frank Sundermann und Hans Boot über typische Hebel der Prozessoptimierung im Einkauf. Ihre zentrale Botschaft: Bevor neue Tools oder KI eingesetzt werden, sollte zunächst verstanden werden, wie die Prozesse im Arbeitsalltag tatsächlich funktionieren.

Dabei lohnt es sich, jeden Prozessschritt kritisch zu hinterfragen. Denn häufig liegt das größte Potenzial nicht darin, einen Ablauf schneller zu machen, sondern ihn zu vereinfachen oder ganz wegzulassen.

An konkreten Beispielen zeigen die beiden, wo Einkaufsteams ansetzen können: von Autodisposition und reduzierten Auftragsbestätigungen über Katalogbestellungen durch die Bedarfsträger bis hin zu standardisierten Bedarfsanforderungen und vereinfachten Wareneingangsprozessen.

Auch klassische Anfrageprozesse gehören auf den Prüfstand. Preismodelle, Kalkulationstools oder vereinbarte Preisschemata können wiederkehrende Anfragen reduzieren. Erst danach kommt die KI ins Spiel – beispielsweise, um Anfragen automatisiert zu erstellen, Angebote einzuholen, zu vergleichen und Vergabevorschläge vorzubereiten.

Unser Fazit: Erst den Prozess verstehen, dann vereinfachen – und anschließend entscheiden, wo Digitalisierung und KI echten Mehrwert schaffen.