Potenzialanalyse im Einkauf 2.0 – mehr als das Benchmarking von Kennzahlen!

Aktuell steht der Einkauf (wieder einmal) mehr denn je im Rampenlicht. Viele Unternehmen haben gemerkt: Der klassische Fokus auf Preise reicht nicht mehr aus. Wer zukunftssicher sein will, muss Risiken erkennen, Prozesse optimieren und neue Chancen nutzen. Aus diesem Grunde hinterfragen derzeit viele Unternehmen kritisch die Qualität und Leistungsfähigkeit ihrer Einkaufsabteilungen – und das zurecht. Die letzten Jahre haben die Welt grundlegend verändert, doch zahlreiche Einkaufsabteilungen, insbesondere im Mittelstand, agieren weiterhin stark operativ und sind nicht ausreichend auf die neuen Anforderungen und Herausforderungen vorbereitet.

Ich selber habe über viele Jahre hinweg globale Einkaufsorganisationen aufgebaut und geführt und seit 2019 unterstütze ich nun Unternehmen dabei, ihren Einkauf strategisch weiterzuentwickeln. Dabei merke auch ich, dass viele Einkaufsabteilungen nicht für die neuen Herausforderungen gewappnet sind, sei es wegen der unflexiblen Prozesse, der falschen Organisationsstruktur oder wegen fehlender fachlicher und sozialer Kompetenzen.

Aber woher weiß ich, ob mein Einkauf „fähig“ ist?

Irgendwelche Benchmark-Kennzahlen zeigen vielleicht auf, wo bestimmte Ziele erfüllt oder eben nicht erfüllt werden – aber das reicht häufig nicht, um zu wissen, wie gut der Einkauf ist. Es reicht höchstens aus, um Vorgesetzte, die nicht selten ein falsches Verständnis vom Einkauf haben („Beschaffen statt Einkaufen“), zufrieden zu stellen. Natürlich ist dies wichtig, jedoch sollte der Fokus des Einkaufs darauf liegen, einen Wertbeitrag für das Unternehmen zu leisten. Und das funktioniert nur, wenn man über den Tellerrand schaut und alte Gewohnheiten ablegt. Denn nicht nur die Rahmenbedingungen hinsichtlich Prozesse und Strukturen haben sich verändert, sondern auch die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeitenden.

Nicht nur Rahmenbedingungen haben sich geändert, sondern auch Erwartungen der Mitarbeitenden

Auch wenn Themen wie Warengruppen-, Lieferanten- und Risikomanagement, Kostenoptimierung, Digitalisierung und warengruppenspezifische Kenntnisse weiterhin eine wichtige Rolle spielen, so gewinnen die folgenden Faktoren heutzutage mehr und mehr an Bedeutung:

• Zusammenarbeit mit Fachabteilungen
• Teamkultur und -diversität
• Führung & Werte
• Psychologische Gesundheit

Diese Themen findet man jedoch nicht in Kennzahlen, Prozesse oder Verfahrensanweisungen, sondern indem man das Gespräch mit den betroffenen Personen sucht.

Und genau hier setzt unsere überarbeitete Potenzialanalyse 2.0 im Einkauf an: Die „Standardthemen“ werden analysiert und zugleich werden auch die „neuen“ Themen mit Hilfe von Einzelgesprächen behandelt. Nur so erhält man wirklich einen 360° Überblick und kann die passenden Maßnahmen definieren. Dies führt dazu, dass der Einkauf nicht nur die vorgegebenen Ziele erreicht, sondern dass das Team motiviert ist und mit Spaß an der Arbeit agiert. Zudem steigert es die Loyalität dem Unternehmen gegenüber und man hat länger Freude an den Mitarbeitenden.

Der Einkauf der Zukunft braucht mehr als nur Tools und Tabellen. Er braucht Menschen, die mitdenken, mitfühlen und mit Begeisterung dabei sind. Ich habe mehrere Transformationen miterlebt und wenn ich eines dabei gelernt habe, dann: Ignoriert man die Betroffenen, scheitert die Transformation häufig und man bleibt bei Einkauf 1.0 stehen.