CSR-Berichtspflicht für Mittelständler und was hierbei notwendig ist

Wussten Sie das? Bis zum Jahr 2025 müssen 55.000 Unternehmen in Europa erstmalig einen Nachhaltigkeitsbericht erstellen, welcher gemeinsam mit dem Geschäftsbericht einzureichen ist. Hierin müssen Unternehmen über ihre nicht-finanziellen Aspekte zu z.B. Umwelt oder Soziales gemäß den European Sustainability Reporting Standards (ESRS) berichten, die der CSR-Richtlinie der EU zugeordnet ist. Von der CSR-Richtlinie betroffen sind Unternehmen, die mindestens zwei der drei nachfolgenden Kriterien erfüllen:

• >250 Mitarbeiter
• >40 Mio. € Umsatz
• >20 Mio. € Bilanzsumme

Und was passiert, wenn man dieser Berichtspflicht nicht nachkommt? Das deutsche Recht sieht dann im Falle einer Nicht- und Schlechterfüllung Geldstrafen im Rahmen einer Ordnungswidrigkeit vor. Diese können sich auf bis zu 10 Mio. Euro belaufen in Abhängigkeit von Umsatz und Gewinn.

Also Grund genug, sich diesem Thema zu widmen. Während große Konzerne bereits ihre Berichte erstellen, scheint dieses Thema für viele Mittelständler noch unklar zu sein. Für die KMU‘s sind meist folgende Fragen noch offen:

• Wie und wo beginne ich am besten?
• Welche Informationen benötige ich und wie gehe ich dann mit diesen um?
• Wie erstelle ich den Bericht vollständig?

Wir von Durch Denken Vorne Consult wollen Ihnen hier eine Hilfestellung bieten und pragmatische Antworten auf die wichtigsten Fragen geben.

Was ist also zu tun?

1. Informieren Sie sich.

Wenn Sie als Mittelständler von der Berichtspflicht betroffen sind, sollten Sie sich darüber informieren, welche konkreten Anforderungen hinsichtlich der zu berichtenden Daten an Sie gestellt werden. Anschließend ist es wichtig, mit den verschiedenen Bereichen im Unternehmen zu sprechen, um die erforderlichen Daten für den Bericht zu erheben (z.B. Personalabteilung, Umwelt- und Qualitätsmanagement etc.). Es empfiehlt sich, in dem Zuge auch darüber nachzudenken, dauerhafte Prozesse aufzusetzen, da die Berichterstattung in Zukunft jährlich wiederkehren wird.

2. Machen Sie sich mit dem Berichtsstandard vertraut.

Weit verbreitete Standards für nicht-finanzielle Berichterstattung sind der Deutschen Nachhaltigkeitskodex (DNK), die Global Reporting Initiative (GRI), der UN Global Compact oder der Carbon Net Zero Standard. Im Juli 2023 wurden schließlich die Berichtsstandards ESRS (Set 1) veröffentlicht, die detailliert festlegen, über was und auf welche Weise Unternehmen Bericht erstatten müssen, wenn sie von der CSR-Berichtspflicht betroffen sind. Sie beinhalten eine Abfolge von Prozeduren, die sich hauptsächlich auf das Konzept der „Wesentlichkeit“ konzentrieren. Einen ersten Überblick finden Sie hier: Südwestfälische IHK zu Hagen

3. Führen Sie eine Wesentlichkeitsanalyse durch.

Der nächste Schritt zu Ihrem CSR-Bericht besteht darin, die wesentlichen Nachhaltigkeitsaspekte Ihres Unternehmens zu identifizieren. Bei dieser Bewertung werden sowohl die Einflüsse von Umwelt- und Sozialthemen auf Ihr Unternehmen („Financial“) als auch die Auswirkungen Ihres Unternehmens auf Umwelt und Gesellschaft („Impact“) analysiert und begutachtet. Die Betrachtung der beiden Bereiche wird auch als „doppelte“ Wesentlichkeitsanalyse bezeichnet. Die gewonnenen Erkenntnisse bilden die Basis für Ihre Berichterstattung.

4. Strukturieren und vereinfachen Sie die Datensammlung innerhalb des Unternehmens.

Das Sammeln der erforderlichen Nachhaltigkeitsdaten in Ihrem Unternehmen selbst und auch von Geschäftspartnern kann sich als äußerst anspruchsvoll erweisen, da die benötigten Informationen oft in unterschiedlichen Formaten verteilt und über mehrere Abteilungen hinweg gespeichert sind. Nutzen Sie hierfür Plattformanbieter, die sich an dem ESRS-Berichtsstandard orientieren und Sie Schritt für Schritt durchführen, ähnlich wie bei einem Programm zur Erstellung der eigenen Steuererklärung. Mittlerweile sind auch schlanke Lösungen für kleines Geld zu bekommen, die Ihnen z.B. dabei helfen, die Wesentlichkeitsanalyse durchzuführen, Struktur in Datensammlung und Prozesse zu bringen und alle Informationen automatisiert im Nachhaltigkeitsbericht zusammenzuführen. Zudem können Sie mittels einer Plattform Ihre Geschäftspartner einbinden, um sicherzustellen, dass auch diese sich an geforderte Standards halten.

5. Setzen Sie auf Synergien

Zwischen der CSR-Berichtspflicht und dem Lieferkettengesetz (LkSG) gibt es Überschneidungen, die in der Bearbeitung als Synergie genutzt werden können. Das LkSG verpflichtet Unternehmen, entlang ihrer Lieferketten eine Risikoanalyse durchzuführen und bei den Lieferanten die Einhaltung von sozialen und ökologischen Standards einzufordern. Diese Anforderung deckt sich mit den Berichtspflichten im Rahmen der CSR-Richtlinie. Die Umsetzung der Risikoanalyse unter LkSG- und CSR-Gesichtspunkten kann Doppelarbeiten vermeiden, wenn Sie anstelle dessen erst nur die CSR-Pflicht erfüllen wollen und sich später erst den LkSG-Anforderungen widmen (z.B. wenn Ihre Kunden die LkSG-Erfüllung von Ihnen verlangen).

Fazit

Insgesamt wird es notwendig sein, sich intensiv mit der CSR-Berichtspflicht und den damit verbundenen Themen wie dem deutschen Lieferkettengesetz und der EU-Lieferkettenrichtlinie auseinander zu setzen. Denn es geht dabei nicht nur um die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sondern vor allem um die langfristige Sicherung Ihres Unternehmenserfolgs.

Wenn Sie sich zum Thema austauschen möchten, melden Sie sich unter: voutsasnothing@durchdenkenvorne.de. Wir können Ihnen hierbei praktische Hilfestellung bieten.

Titelbild: fernandozhiminaicela