So reagiert der Einkauf auf die ständigen Ungewissheiten

Sechs praktische Tipps, wie andere mit Versorgungsengpässen und Preiserhöhungen umgehen

Die Plagen, mit denen der Einkauf aktuell zu kämpfen hat, haben fast biblische Ausmaße. Zwar sind es keine Dürren oder Heuschreckenplagen, aber der andauernde Ukraine-Krieg, die sich verschärfenden Elektronik-Engpässe und die immer wieder aufkommenden Corona-Sanktionen in China machen den Einkäufern das tägliche Arbeiten schwer. Und wenn dann noch täglich Preiserhöhungsschreiben dazukommen, so wähnt man sich in einer nie gehabten Ohnmachtssituation und will erst gar nicht mehr ans Telefon gehen.

Sicherlich wünschen sich viele einen Moses, der Sie zurück ins gelobte Land führt. Leider gibt es diesen aber nicht in der Einkaufswelt. Vielmehr ist Eigeninitiative gefragt. Dabei kann es gegebenenfalls helfen zu sehen, wie andere Einkaufsorganisationen mit der ständigen Ungewissheit umgehen. Folgende Beispiele aus der Praxis sind hier zu nennen:

1. Systematisch Gegenmaßnahmen erarbeiten

In all der äußeren Ungewissheit hilft es, selber systematisch vorzugehen und Mitarbeitern Klarheit mitzugeben. Ein Maschinenbauer hat für sich eine Liste von Gegenmaßnahmen erarbeitet und je Warengruppe überprüft, welche Maßnahmen Sinn machen. Dabei ist man auch hingegangen und hat einen Handlungsrahmen für die operativen Einkäufer definiert, den diese direkt angehen können, ohne es an den strategischen Einkäufer weiterzuleiten.

2. Lieferkettenübergreifende Workshops

Viele Themen lassen sich nur dann lösen, wenn alle Beteiligten am Tisch sitzen. Ein Hersteller von landwirtschaftlichen Geräten hat zu einem gemeinsamen Workshop mit Lieferant und Vorlieferant eingeladen. Hier wurde erarbeitet, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um allen Beteiligten Partnern in der Lieferkette Sicherheit zu geben hinsichtlich Preisrisiken und Forecast-Zusagen.

3. Lieferantenbesuch vor Ort

Manchmal scheint es, dass Corona uns hat vergessen lassen, dass man auch noch Lieferanten besuchen kann. Ein Komponentenhersteller hat dies bei seinen wichtigsten Elektronik-Lieferanten gemacht. Hierbei war neben dem Einkaufsleiter auch ein Mitglied der Geschäftsführung dabei, um die Wichtigkeit zu unterstreichen. Auch hatte man eine konkrete Liste vorbereitet, welche elektronischen Bauteile man wann benötigt, damit nicht ein Umsatzverlust von X EUR droht. Dies hat der Lieferant verstanden, den persönlichen Besuch wertgeschätzt und seinerseits Sondermaßnahmen ergriffen, die die Situation weitestgehend lösen konnten.

4. Technische Änderungen

Technische Änderungen werden gescheut, da diese häufig einen zusätzlichen Aufwand bedeuten. Der Einkaufsleiter eines Automationsherstellers konnte aber aufzeigen, wie viele Millionen Euro er aber ausgegeben musste, um den unveränderbaren Chip auf dem Spotmarkt zu beschaffen. Diese Transparenz sorgte dafür, dass ein Umdenken bei der Geschäftsführung stattfand und ein Re-Engineering auf einen anderen Chip eingeleitet wurde. Diesen hatte man sich aber im Vorfeld beschafft und gelagert, damit man nicht durch das Re-Engineering vom Regen in die Traufe kommt.

5. Preisgleitklausel

Einkäufer haben Angst, auf dem aktuellen hohen Preisniveau abzuschließen und Lieferanten wollen nicht das alleinige Risiko tragen. Ein Hersteller von Baustoffen drohte das Verpackungsmaterial auszugehen, da man sich mit dem Folienhersteller nicht auf einen Preis einigen konnte und in der Zeit keine weitere Ware geliefert wurde. Erst die Einigung auf eine Preisgleitklausel brachte den Durchbruch und gab die Grundlage für eine Versorgung. Hierbei wurde der Preis anteilig an einen Preisindex gekoppelt, der für jede Partei einsehbar ist.

6. Verhandlungsvorbereitung

Gute Verhandler zeichnen sich nicht durch hinterlistige Tricks aus, sondern durch systematische Vorbereitung. Im Zuge eines Trainings wurde allen Einkäufern eines Dienstleisters im Gesundheitswesen die Vorlage eines Verhandlungsplaners vermittelt, mit der jeder seinen Fall der drohenden Preiserhöhung vorbereiten konnte. Dadurch, dass man dieses mit einem Kollegen gemeinsam machte, wurden noch zusätzliche Argumente aufgenommen, auf die man selber nicht so gekommen wäre. Auch half dabei der Zugriff auf eine Datenbank, in der man die Preissteigerung in der Branche des Lieferanten nachschauen konnte.

 

Es gibt also einige Ansätze, die über das Hoffen auf bessere Zeiten hinausgehen. Es ist an Ihnen zu überlegen, welche Ansätze Sie für sich adaptieren, damit diese Ihnen in den aktuell ungewissen Zeiten weiterhelfen gemäß dem Motto „Hilf dir selbst, dann hilft dir Gott.“