80 % Automatisierung im SAP Purchase to Pay – in weniger als 6 Monaten erreichbar?

„Handarbeit war gestern – wer heute noch Belege manuell verarbeitet, verliert Zeit, Geld und Nerven.“

Der Sollzustand – wie es eigentlich sein sollte

Im P2P-Prozess von der Bestellung bis zur Rechnung gibt es keinen Grund mehr, Belege manuell zu bearbeiten. Moderne Systeme können längst vollständig automatisiert arbeiten – ohne Medienbrüche, ohne Nacharbeiten, mit voller Transparenz.

Dass das nicht nur ein Wunschbild ist, zeigen Praxisbeispiele:

Rechnungsverarbeitung

Fast 400.000 Belege pro Jahr, davon 81 % vollautomatisch verarbeitet. Oder anders gesagt: Aus 8 Rechnungsprüfern für 60.000 Rechnungen wurden 4 für 110.000 Rechnungen – somit unterstützen sozusagen ca.15 virtuelle Rechnungsprüfer das wachsende Geschäft.

Automatischer Bestellversand

Bei einem Kunden konnten rund 50 % aller Bestellungen direkt systemgestützt verschickt werden – ohne manuelles Zutun. Das entlastet nicht nur die Einkaufsteams, sondern verkürzt auch Durchlaufzeiten und sorgt für mehr Transparenz in der Lieferkette.

Verarbeitung von Auftragsbestätigungen

Noch beeindruckender: In einem anderen Projekt ließen sich bis zu 80 % aller eingehenden Auftragsbestätigungen automatisch prüfen und verarbeiten. Abweichungen werden gezielt markiert – sodass sich Mitarbeitende auf die wirklich kritischen Fälle konzentrieren können.

Der Istzustand – wie es heute aussieht

Die Realität? Viele Unternehmen machen es „wie immer“ oder „wie die anderen“ – und damit meistens falsch. Belege werden manuell erfasst, Prozesse sind brüchig, Lieferungen nicht transparent. Der Aufwand ist hoch, die Effizienz im Keller.

Das Bittere: Weil fast alle so arbeiten, kennt kaum jemand das wahre Potenzial. Tools werden halbherzig eingeführt, schlecht integriert – und am Ende wundert man sich, warum nichts besser wird.

Woran liegt es?

Das Problem ist nicht die Technik, sondern die Art, wie sie genutzt wird:

• Es fehlt das Wissen über echte Optimierungspotenziale.
• Neue Tools und Technologien werden eingeführt, aber nicht sauber in die Prozesse integriert.
• Systeme sind Stückwerke statt End-to-End gedacht.
• Zwischen Business und IT klafft eine Lücke, die keiner überbrückt.

Die Lösung

Erfolgreiche Unternehmen denken ihre Prozesse End-to-End und integrieren ihre Systeme konsequent. Sie schaffen Transparenz, beseitigen Medienbrüche und machen Automatisierung zur Regel, nicht zur Ausnahme.

Das Entscheidende ist dabei nicht nur die Technik – sondern das Zusammenspiel aus Prozessen, Systemen und Menschen. Die nahtlose Verbindung entsteht durch den Prozessintegrationsmanagement-Ansatz.

Erst wenn alles ineinandergreift, entsteht ein digitaler Belegfluss, der automatisiert, transparent und zukunftssicher ist.

Die zentrale Frage

Wer im P2P-Bereich heute noch auf manuelle Bearbeitung setzt, riskiert seine Wettbewerbsfähigkeit.
Die Frage lautet daher nicht mehr „Ob?“, sondern nur noch „Wie?“.