Der Einkauf von Rechtsdienstleistungen – eine Warengruppe mit überdurchschnittlichem Potenzial
Wie der optimierte Einkauf von Legal Advice und Services zu enormen Kosteneinsparungen von 10-30% und gesteigerter Qualität in Ihrem Unternehmen führt
Der Einkauf von externem Rechtsbeistand verursacht häufiger hohe Kosten für Unternehmen. Aber in keinem anderen Bereich werden klassische Einkaufs- und Lieferantenmanagement-Methoden so stark außer Acht gelassen wie hier. Dies stellt eine enorme Chance für Unternehmen dar, die sich der optimierten Beschaffung dieser Warengruppe annehmen. So sehen wir in unserer Projektpraxis, dass in den meisten Unternehmen immer noch die Rechtsabteilung die alleinige Verantwortung bei Auswahl und Einkauf von Rechtsdienstleistungen ausübt. Der Einkauf selbst ist entweder gar nicht oder lediglich als administrativer Support eingebunden. Entsprechend finden dann wenig bis keine echten Ausschreibungen und/oder ein Screening plus Benchmarking der am Markt vorhandenen Anbieter statt. Somit wird möglicher Wettbewerb oft unzureichend genutzt und es werden neue Lösungsmodelle erst gar nicht in Betracht gezogen. Während der laufenden Zusammenarbeit mit Kanzleien und Dienstleistern wird sehr häufig wenig bis gar nicht mit kennzahlenbasierten Bewertungen gearbeitet. Damit bleibt die Bewertung der „Lieferanten“ dann meist ein subjektiver Eindruck der jeweils beauftragenden Fachabteilungen, der internen Rechtsabteilung oder des Senior Managements.
Die geänderten Marktbedingungen als Chance im Einkauf – neue Lösungsmodelle nutzbar machen
Nachfolgend finden Sie eine Klassifizierung der momentan am Markt befindlichen Anbieter und Modelle mit kurzer Einschätzung zum Hintergrund, den angebotenen Services und preislichen Hebeln darin.
Anwaltskanzleien
Fast alle größeren Kanzleien bieten mittlerweile neben dem klassischen, auf Stundensätzen basierenden Beratungsgeschäft, digitale Tools und erweiterte Lösungspakete an. Der Fokus bleibt allerdings das bewährte Geschäftsmodell, d.h. auch wenn hier mit „Legal-Tech“ geworben wird, sollte man sich genau aufzeigen lassen, wie viel echte digitale Automatisierung am Ende dabei entsteht. Es sollten in jedem Fall die Stundensätze verhandelt werden und bei angebotenen Legal-Tools/-Services deren Mehrwert anhand von fallbezogenen Proof of Concepts geprüft werden. Sehr häufig wird eine sogenannte pauschale „Bürogebühr“ auf Gesamtumsätze von durchschnittlich 3% erhoben - auch diese sollte nicht als gegeben hingenommen werden.
Big 4
PWC, Deloitte & Co bieten über die eigenen Law-Töchter ebenfalls klassische Rechtsberatung an und nutzen ihre interdisziplinäre Aufstellung aus Audit/ Tax/ Consulting um den Bereich „Law“ synergetisch damit zu verknüpfen. Daneben bieten sie einige Services direkt an oder suchen für ihre Kunden individuelle Lösungen am Markt und lassen diese dann von weiteren Anbietern umsetzen. Dies mag auch in manchen Konstellationen für Sie als Kunden interessant sein, sollte jedoch nicht vorbehaltlos als Rundum-Sorglos Paket gelten. Das Bezahlmodell basiert auch hier klassisch auf Stundensätzen und ist am Ende oft intransparent je nach angebotener Lösung. Hier stellt sich oft die Frage nach make or buy Gesichtspunkten, d.h. benötigen wir tatsächlich ein umfassendes Gesamtpaket zu hohen, intransparenten Preisen oder was können wir intern machen bzw. selektiv einkaufen(?).
Start-ups
Es gibt mittlerweile eine Reihe von innovativen Start-ups die mittels smarter KI und Algorithmen-basiert verschiedene Automatisierungslösungen anbieten. Die Palette reicht über Vertragsmanagement, der intelligenten Erstellung von Verträgen und Analyse-Tools zu Controlling-Zwecken. Die Preismodelle ähneln denen von gängigen IT/Software Anbietern und bestehen häufig aus fixen Gebühren, variablen Output-basierten Kosten und weiteren Service oder Consulting-Gebühren für individuelle Leistungen, Implementierung oder laufende Beratung. Hier gilt es zunächst individuell zu prüfen, welche Lösung uns messbaren Mehrwert zu den bisherigen Prozessen und Ergebnissen schafft.
Lawyers on Demand
Das Modell des „Projektjuristen“ wird mittlerweile von speziellen Anbietern wie z.B. Perconex seit einigen Jahren erfolgreich in Deutschland umgesetzt. Daneben erhalten Kunden auch über Personaldienstleister wie Hays & Co. Volljuristen auf Abruf. Dies wird dann in dieser Konstellation über Arbeitnehmerüberlassung (sprich Zeitarbeit) abgebildet und die eingekauften Kolleginnen und Kollegen verstärken direkt intern ihre Rechtsabteilung oder unterstützen inhouse spezifisch bei Projekten. Das Bezahlmodell basiert auf pauschalen Monatsbeträgen oder der Abrechnung nach Stundensatz.
Daneben fallen global aufgestellte Anbieter wie z.B. Axiom Law auf, die das o.g. Modell international umsetzen und daneben nicht nur Juristen auf Zeit liefern, sondern unterstützend mit Shared Service Centern und Technologie-Einsatz für Kunden komplette Lösungen umsetzen. Insbesondere für länderübergreifende Unternehmen kann dies eine Option zu bewährten Ansätzen sein. Dies kann auch für größere Mittelständler interessant sein.
Wie das Thema angehen – vom IST zum ZIEL Szenario
In der Herangehensweise zahlen sich Systematik und Professionalität aus. Das heißt es geht zunächst darum, zu erkennen und zu bewerten, wie die aktuelle Situation aussieht. Fragen können dabei sein
- Was sind die dringlichsten rechtlichen Probleme, die es zu bewältigen gilt?
- Wie lösen wir es aktuell?
- Wie sieht eine optimale Lösung zukünftig für uns aus?
- Was wollen wir intern (make) und was extern abbilden (buy)?
- Wie können wir dies erreichen und zu welchen Kosten?
Hier bietet sich die enge Zusammenarbeit von Einkaufs- und Rechtsabteilung an initiiert durch die Geschäftsleitung. Dabei gilt es dann gemeinsam die Vorteile einer Zusammenarbeit herauszustellen und deutlich zu machen, dass der Einkauf nur mit Input der Rechtsberater gute Entscheidungen treffen kann und umgekehrt der Einkauf ein wertvoller Impulsgeber für eine veränderte Arbeitsweise und -erleichterung für die Kollegen der Rechtsabteilung darstellt.
In jedem Fall lohnt sich die nähere Betrachtung und Neuaufstellung des Einkaufs und Einsatzes von externen Rechtsdienstleistungen insgesamt für Unternehmen. Unsere Projektpraxis zeigt, dass Kosteneinsparungen zwischen 10 – 30% regelmäßig möglich sind und das unter zusätzlichen Qualitätssteigerungen.
Sebastian Stricker
ist Dipl. Wirtschaftsjurist und als freier Mitarbeiter bei Durch Denken Vorne Consult Experte für den Einkauf von Dienstleistungen und Optimierung für den Einsatz von „Professional Services“. Gerne können Sie ihn auch unter strickernothing@durchdenkenvorne.de kontaktieren.